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Isabelle Fernandez, arobasque, fernandez@arobasque.ch

L'aventure continue

Résumé des épisodes précédents

Depuis plusieurs années déjà, les agents spéciaux d'arobasque ont suivi l'évolution d'un programme très contagieux portant le nom de code: FileMaker Pro. La dernière mutation de ce produit, nommée V 5.0, autopsiée en 1999, avait reçu l'accord général de circuler librement dans le site de l'EPFL.
Cependant le mois passé, une nouvelle est tombée sur le télescripteur du Flash Informatique : "Un mailing dans Publisher... est-ce bien sérieux ?". Afin de répondre aux abondantes demandes, le bureau des affaires non classées a été rouvert une fois de plus. Sa mission: donner une marche à suivre pour effectuer un mailing (ou publiposte dans la version française) au moyen de FileMaker Pro 5.
Arobasque - Lausanne
Le 8 mars 2001 - 11h05

«Suite à une large demande, nous avons établi une marche à suivre pour la création d'un publipostage effectué directement dans FileMaker Pro 5.0. Cette fonctionnalité offre l'avantage de bénéficier automatiquement des adresses mises à jour régulièrement dans la base de données. La notion de fusion employée dans d'autres programmes n'est pas utile dans FileMaker Pro: les adresses et le corps de la lettre faisant partie intégrante du modèle. De plus, une fois le modèle réalisé, l'envoi d'une autre série de lettres est extrêmement rapide et efficace.»

Création d'un modèle de lettre (mailing)

Pour réaliser un mailing avec une mise en forme simple, vous pouvez, par exemple, réaliser un nouveau modèle dans votre fichier d'adresses:

• Ouvrir le fichier d'adresses dans FileMaker Pro 5.0
• Fichier / Configuration de l'impression
• Contrôler le format d'impression A4 - debout
• Valider la fenêtre de dialogue
• Affichage / Mode Modèle
• Modèles / Nouveau modèle/rapport
• Nommer le futur modèle
• Choisir le format Vierge
• Valider la fenêtre de dialogue

  

Pour obtenir une aide à la mise en page

• Affichage / Repères
• Affichage / Règles
• Affichage / Réglette de texte
  

Pour bénéficier d'une page A4

• Modèles / Eléments
• Supprimer la zone de l'en-tête et du pied de page
• Valider la fenêtre de dialogue
• Sélectionner la zone du corps et l'agrandir pour qu'elle corresponde à la page A4 diminuée des zones non imprimables (soit env. 28 cm en regard de la règle verticale); attention à ne pas créer un saut de page (ligne pointillée sur le modèle)
• Placer les repères pour accéder aux valeurs de la position de l'adresse du destinataire: 12 cm depuis le bord gauche et 4,5 cm depuis le haut de la page

  

Pour placer les données d'adressage

• Sélectionner la police de caractères et la taille désirée dans la réglette de texte
• Cliquer dans l'angle inférieur droit des repères
• Insertion / Fusionner
• Sélectionner la première rubrique à faire figurer dans l'adresse: Titre par exemple
• Valider la fenêtre de dialogue
• Faire un retour à la ligne dans la zone d'édition
• Insertion / Fusionner
• Sélectionner la deuxième rubrique à faire figurer dans l'adresse: Prénom par exemple
• Valider la fenêtre de dialogue
• Faire un espace au clavier dans la zone d'édition
• Insertion / Fusionner
• Sélectionner la troisième rubrique à faire figurer dans l'adresse: Nom par exemple
• Placer toutes les rubriques nécessaires en les séparant par des caractères saisis au clavier
• Cliquer en-dehors de la zone de texte
• Disposer la zone de l'adresse au moyen des repères
  

Pour insérer la date du jour d'impression

• Activer la zone d'adressage au moyen d'un double-clic
• Faire quelques retours à la ligne à la suite des rubriques de l'adresse afin d'espacer la date de l'adresse
• Taper les coordonnées de la ville, la virgule et un espace au clavier
• Insertion / Symbole de la date

  

• Cliquer à l'extérieur de la zone de texte; cela a pour effet de sélectionner le texte en tant qu'objet (avec des poignées de sélection)
• Format / Dates
• Sélectionner l'option Format, puis dans le menu local, le format de la date avec le mois écrit en lettre
• Valider la fenêtre de dialogue

  

• Agrandir la zone de texte afin de permettre à l'adresse et à la date de s'afficher sur toute la largeur disponible

Pour saisir le corps de la lettre

• Sélectionner l'outil A dans la marge de gauche
• Dessiner un rectangle de la taille désirée
• Insérer si nécessaire les rubriques (Titre par exemple: Insertion / Fusionner)
• Taper le texte commun à tous
• Réaliser une mise en forme si nécessaire, au moyen des articles propres à la gestion du texte

  

Pour visionner les lettres

• Affichage / Mode Prévisualisation
• Utiliser le petit livre pour naviguer dans les lettres
  

Pour imprimer une lettre de test

• Fichier / Imprimer
• Sur Macintosh, activer la zone FileMaker Pro dans le menu local

  

• Cocher l'option Fiche active
• Sur Windows, choisir l'option Fiche active dans le menu local présent en haut de la fenêtre d'impression
• Valider l'impression
• Faire les réglages nécessaires en Mode Modèle
  

Pour imprimer un mailing

• Affichage / Mode Recherche
• Saisir un critère de recherche dans le modèle de saisie
• Valider la recherche
• Activer le modèle de lettre
• Fichier / Imprimer
• Sélectionner l'option Fiches en cours d'utilisation
• Valider l'impression
  
  

Compléments d'informations

Il est évidemment possible de placer des logos et données propres à l'adresse du destinataire directement dans le modèle de la lettre afin de créer le papier à lettre adéquat.

Une lettre de plusieurs pages, avec no de page, en-tête et pied de page, est également envisageable dans FileMaker Pro 5.0.

Pour l'envoi d'un autre mailing, vous pouvez modifier les données du modèle de lettre ou encore dupliquer ce dernier et modifier le duplicata afin de conserver les différents documents produits.

De plus, FileMaker Pro 5.0 vous permet d'automatiser le choix du format d'impression et les options d'impression, l'activation du modèle de lettre, les tris, au moyen de la fonction Script.

Pour suivre les stages pratiques sur FileMaker Pro 5.0, vous pouvez bien entendu contacter l'agent du SIC : Josiane Scalfo.