Afin de limiter l'ouverture, soit la lecture et l'écriture des données d'un fichier FileMaker, il suffit d'ajouter un mot de passe :
Le premier mot de passe correspond au niveau administrateur de la base de données. Vous pouvez bien entendu ajouter des mots de passe supplémentaires en limitant les fonctionnalités autorisées; pour cela il est nécessaire de décocher les options présentes dans la zone Autorisation d'accès en fonction des actions à limiter.
Certains modèles peuvent contenir des informations confidentielles dont la lecture n'est pas offerte à tous les utilisateurs. Pour limiter la vue de certains modèles en fonction des utilisateurs, il est nécessaire de gérer les mots de passe et les groupes.
Un mot de passe peut bien entendu être utilisé par un groupe d'utilisateurs. Dans ce cas, il est distribué à toutes les personnes concernées. Il est donc prudent, dans la fenêtre de définition des mots de passe, de décocher l'option Nouveau mot de passe. Cela évite qu'un utilisateur modifie le mot de passe en question et limite ainsi l'accès à ses collègues.
La notion de mot de passe permet d'allouer des fonctionnalités FileMaker spécifiques à l'activité des utilisateurs.
Si les mots de passe limitent les actions possibles, les groupes permettent de définir les modèles et rubriques accessibles. En résumé, les mots de passe gèrent les actions, les groupes gèrent la vue des données.
L'art subtil réside alors dans les liens à créer entre les mots de passe et les groupes.
Une autre méthode consiste à placer la rubrique sous forme de rubrique de fusion :
L'inconvénient des ces méthodes réside dans le fait que cette rubrique ne permet certes plus l'écriture, mais également la recherche.
Vous pouvez également agir plus finement en limitant à la lecture seule ou en interdisant la lecture des rubriques elles-mêmes en fonction des utilisateurs.
Dans ce cas, tous les mots de passe associés à ce groupe n'auront plus accès à cette rubrique en lecture ou écriture (selon le niveau sélectionné) quel que soit le modèle sélectionné.
Maintenant que vous avez la maîtrise des différents niveaux de protection dans FileMaker Pro 5.5 ou supérieur, notamment la gestion des mots de passe, vous pouvez encore perfectionner l'accès à votre fichier.
Cette méthode permet d'offrir l'accès en écriture selon certaines conditions, par exemple l'état d'un dossier. Si ce dernier est ouvert, l'écriture est autorisée; si le dossier est fermé, la modification de la fiche n'est plus autorisée.
Pour cela il est naturellement nécessaire de posséder une rubrique spécifiant la nature du dossier.
L'utilisateur ouvrant le fichier avec ce mot de passe ne pourra plus modifier les fiches possédant une autre valeur que Ouvert (soit Fermé ou vide) dans la rubrique Etat dossier. Seul l'administrateur du fichier, possédant le mot de passe général pourra déverrouiller cette fiche; il peut également permettre les modifications aux autres utilisateurs en insérant la valeur Ouvert dans la rubrique Etat du dossier.
Pour revenir au message essentiel du début de cet article, et au vu de cette nouvelle année qui commence, le mot de passe Bonheur ouvre-toi reste valable...
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