Besoin d'un petit coup de main dans Excel XP ?

frey@arobasque.ch, arobasque   

Chose promise, chose due voici la suite de mon article du FI 10/02 (http://ditwww.epfl.ch/SIC/SA/publications/FI02/fi-10-2/10-2-page21.html) lequel traitait des nouvelles fonctionnalités de mise en forme de la version XP. Ce présent article traite quant à lui des nouvelles fonctionnalités liées aux formules et fonctions de calcul.

Besoin d'un petit coup de main pour effectuer rapidement une moyenne ou trouver une valeur maximum ? Utilisez le bouton Somme automatique !

Ou plus précisément la petite flèche noire discrètement ajoutée au bouton Somme automatique...:

•  placez-vous au bon endroit dans votre feuille de calcul et cliquez sur la flèche noire  ;
•  choisissez dans la liste la fonction qui vous convient:

Loin de moi l'envie de vouloir embrouiller les lecteurs mais je n'y résiste pas... Vous avez sans doute remarqué qu'il existe, depuis des années, la possibilité d'obtenir visuellement la Moyenne, le Compte, le Max ou le Min d'une plage de cellules sélectionnées. Je le rappelle tout de même pour les étourdis: sélectionnez des cellules, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'indicateur de somme dans la barre d'état et choisissez la fonction souhaitée. Si vous connaissiez déjà cette possibilité, tant mieux sinon voilà qui est fait !

Bon, où je veux en venir exactement? Et bienÉ la commande Compteur disponible par le bouton somme automatique ne donne pas le même résultat que la commande Compteur qu'on obtient à l'aide du bouton droit de la souris sur l'indicateur de la barre d'état. Quoi, quoi, quoi !?!?!? En effet, la commande Compteur du bouton somme automatique utilise la fonction NB, laquelle détermine le nombre de cellules contenant des nombres. La commande Compteur obtenue à l'aide du bouton droit de la souris sur l'indicateur de la barre d'état fait appel à la fonction NBVAL, laquelle compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides donc des cellules contenant des nombres ET/OU du texte. En réalité, pour obtenir le nombre de chiffres contenus dans une plage de cellules à l'aide du bouton droit de la souris sur l'indicateur de la barre d'état, il faut choisir la commande Chiffre car c'est bien elle qui fait appel à la fonction NB. Ah bon ?!?!?

Besoin d'un petit coup de main pour obtenir de l'aide sur une fonction ou retrouver vos arguments dans une formule de calcul un peu compliquée ?... utilisez les infos-bulles !

•  Tapez la fonction de votre choix dans une cellule et cliquez sur son lien bleu (apparaissant dans la bulle d'aide jaune) afin d'obtenir une boîte de dialogue (grise, pourquoi ?) donnant de l'aide sur la fonction.
•  Ou saisissez des arguments dans votre formule et cliquez sur le lien bleu correspondant dans la bulle d'aide jaune pour retrouver l'argument correspondant dans la formule.

Besoin d'un petit coup de main pour comprendre où se situe une erreur dans une formule de calcul ?... utilisez les balises actives !

Si la formule de calcul contient une erreur, Excel affiche une balise active vous permettant de comprendre et de corriger l'erreur:

Vous vous perdez dans le fouillis de chiffres, de formules et de résultats éparpillés dans votre feuille de calcul ? Utilisez l'évaluateur de formules !

•  Ouvrez le menu ci-dessus (Affichage > Barres d'outils > Audit de formules).
Cliquez sur le premier bouton pour vérifier si la feuille ne contient pas d'erreurs.
•  Cliquez sur le deuxième bouton pour repérer les antécédents. Ce bouton dessine des flèches d'audit à partir des cellules qui fournissent directement des valeurs à la formule de la cellule active (antécédents). Pour repérer les cellules qui fournissent indirectement des valeurs à la formule de la cellule active, cliquez à nouveau sur le bouton Repérer les antécédents.
•  Cliquez sur le troisième bouton pour supprimer les flèches des antécédents.
•  Cliquez sur le quatrième bouton pour repérer les dépendants. Ce bouton dessine une flèche d'audit vers la cellule active, à partir des formules qui dépendent de la valeur de cette cellule. Pour ajouter des niveaux supplémentaires de dépendants indirects, cliquez à nouveau sur le bouton Repérer les dépendants.
•  Cliquez sur le cinquième bouton pour supprimer les flèches des dépendants.
•  Cliquez sur le sixième bouton pour supprimer toutes les flèches.
•  Cliquez sur le septième bouton pour repérer une erreur. Si la cellule active contient une valeur d'erreur telle que #VALUE ou #DIV/0, cette commande dessine des flèches d'audit vers la cellule active, à partir des cellules qui ont généré l'erreur.
•  Cliquez sur le huitième bouton pour insérer un commentaire où se situe votre point d'insertion.
•  Cliquez sur les neuvième et dixième boutons pour afficher ou effacer les cercles de validation. Le bouton Entourer les données non valides identifie toutes les cellules qui contiennent des valeurs non comprises dans les limites que vous avez définies à l'aide de la commande Validation du menu Données.
•  Cliquez sur le onzième bouton pour afficher la fenêtre Espions. Cet espion mémorise les résultats des cellules dans la feuille lors du recalcul.
•  Cliquez sur le dernier bouton pour tester la formule étape par étape.

Vous souhaitez savoir ce que font vos formules de calcul dès que vous avez le dos tourné ? Utilisez le volet espion !

•  Sélectionnez les formules que vous souhaitez observer. Petit rappel: Pour sélectionner toutes les cellules d'une feuille de calcul contenant des formules, cliquez sur Atteindre dans le menu Edition, sur Cellules, puis sur Formules.
•  Ouvrez le menu Outils > Audit des formules > Afficher la fenêtre Espions.
•  Cliquez sur .

•  Cliquez sur le bouton Ajouter.

•  Pour afficher la cellule à laquelle une entrée de la barre d'outils Volet Espions fait référence, double-cliquez sur cette entrée.

Les cellules contenant des liaisons vers d'autres classeurs ne s'affichent dans la barre d'outils Volet Espions que lorsque l'autre classeur est ouvert.