Le théâtre du nouveau SID

Wendy.dePaoli@epfl.ch, SIC   

Presque tout le monde à l'EPFL possède une carte Camipro (CArte à MIcroPROcesseur), carte qui sert de pièce d'identification (par exemple pour la bibliothèque centrale), et qui a aussi la fonction de Sésame ouvre-toi des portes d'accès que l'on doit franchir pour son travail quotidien ou en cas de travail en dehors des heures ouvrables.

Pour obtenir cette carte, les étudiants fournissent une photo, et reçoivent leur carte au début de leurs études à l'EPFL. Le personnel est invité au début de son engagement pour faire une photo à la DII-SCE et recevoir la carte.

Mais comment le système Camipro sait-il quels accès doivent être associés avec quelle personne ?

L'application SID (Serveur d'IDentification) est le lien entre l'application Camipro et les différents systèmes de gestion des personnes. Il s'agit essentiellement de liens avec Gestac pour les étudiants et les doctorants et avec SAP pour le personnel et les assistants (personnel régulier ou irrégulier). Toutes ces données sont stockées dans des bases de données Oracle.

La version client-serveur (Oracle Forms) de l'application existe depuis 1995 déjà, mais l'environnement avait tellement changé depuis sa création, avec l'introduction de Gestac en 1998 et du nouveau bottin téléphonique en 2000, puis le remplacement de Gesper par SAP en 2001 pour le personnel, que le SID était devenu lourd à maintenir, et nécessitait une double saisie des personnes avec tous les problèmes de cohérence que ceci implique.

L'outil SID a été totalement repensé et réécrit. La nouvelle version avec son interface Web (sous contrôle des transactions sécurisées du i-moniteur), a remplacé l'ancienne version depuis novembre 2002.

Grâce à cet outil les gestionnaires SID (Mmes Roux et Mittaine), au sein de la DII-SCE, peuvent voir quels sont les droits et les besoins actuels en matière de carte de toutes les personnes connues par le système Sciper (Serveur Central d'Identification des PERsonnes), et peuvent encore saisir les informations concernant les quelques personnes hors EPFL (p.ex. PSE) qui ont aussi besoin d'une carte Camipro. Elles ont dans la même application une vue des activités des personnes dans l'Ecole, y compris l'historique, et les moyens de communication avec leurs clients qui sont les détenteurs de carte Camipro.

Avec l'ancien SID le système dépendait beaucoup d'informations transmises par courrier ou e-mail, du Service des Ressources Humaines au gestionnaire SID, notamment les transferts des personnes d'un centre financier à un autre. De plus, le gestionnaire n'avait qu'une vue très restreinte des étudiants, et passait beaucoup de temps à se renseigner par téléphone auprès de ses collègues du SAC. Un des avantages majeur du nouveau SID, est que le système détecte automatiquement les mutations à envoyer à Camipro. Deux fois par jour le SID prend un snapshot de la situation de chaque personne, et compare avec celui d'avant pour déterminer s'il y a eu des changements. Il s'agit d'une analyse d'environ 10'000 personnes (chiffres du 25.3.2003: 4689 étudiants en formation voie dipl™me, hors-cadre ou doctorant sans poste d'assistant, 793 assistants-doctorants, 3687 employés ou externes avec droit à une carte, et 382 étudiants postgrades).

En fonction des différences trouvées il envoie des mutations au système Camipro.

Quelques exemples de mutations détectées

•  l'arrivée ou le départ d'un employé ou d'un étudiant (information de Gestac ou de SAP)
•  un changement dans les données de base (Sciper) d'une personne (changement de nom, correction d'orthographe ou de date de naissance (information de Gestac ou de Bottin)
•  un changement au niveau d'un ou plusieurs rattachements du personnel aux différents centres financiers (SAP), par exemple en cas de transfert de poste
•  un changement de section ou de semestre des étudiants (Gestac), ce qui génère un changement de groupe SAC, donc des accès y relatifs
•  un changement de type de carte (p.ex. un étudiant devient employé ou change de type de formation)

Certaines de ces mutations peuvent être envoyées sans intervention des gestionnaires SID, avec ou sans envoi d'un e-mail automatique au titulaire de la carte, par exemple pour lui dire de mettre à jour ses droits Camipro sur une borne Oscar.

D'autres mutations nécessitent le changement physique de la carte, car visuellement une carte d'employé n'est pas la même qu'une carte d'étudiant ou de doctorant. Dans ce cas les gestionnaires sont avertis, afin de planifier le remplacement de la carte, et ils libèrent la mutation uniquement au moment voulu, juste avant la production de la nouvelle carte.

C'est le gestionnaire SID qui détermine pour quels types de mutations il veut intervenir manuellement et/ou envoyer des e-mails automatiques, de même que le contenu de ces messages.

Le nombre de mutations journalières est très variable: en moyenne une cinquantaine par jour, avec une pointe d'environ 4000 mutations à la veille du début du semestre d'été.