Moi, j'aime Eudora (suite)
par Pierre Collinet, SIC-Logiciels, postmaster@epfl.ch, resp. E-mail EPFL
Eudora, le logiciel de messagerie électronique recommandé par le SIC pour les Macintosh et les PC de l'EPFL (cf FI 3/95 du 21 mars 95), permet à l'utilisateur de chercher, conserver, manipuler et réutiliser facilement les adresses de correspondants.
Eudora fonctionne aussi bien sur PC que sur Mac. Les nouvelles versions 2.1.2 pour PC et F2.1.3 sont sorties et disponibles sur les serveurs habituels des lignes de produits. Les nouvelles fonctionnalités sont résumées, pour ceux que ça intéresse, sur le serveur WWW du SIC, rubrique de la messagerie électronique, dans la description du produit.
Je donne ici les menus, images et captures d'écran, prises avec la version F2.1.3 du monde Mac, et en italique dans le texte, les traductions en anglais des menus francophones. Je donne autant que possible les différences de fonctionnalité pour la version 2.1.2 des PC.
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Lorsque vous désirez téléphoner à un collègue, un ami, une entreprise,... le geste désormais automatique est de consulter l'annuaire pour trouver son numéro, si vous ne le connaissez pas de mémoire. Avec la messagerie électronique, c'est pareil. Surtout que les adresses sont souvent plus longues qu'un numéro de téléphone
Depuis votre machine, vous pouvez consulter l'annuaire de l'Ecole :
- soit par la commande Ph du menu Fenêtres ou Windows,
- soit par votre interface WWW préférée, rubrique Directories/Annuaires.
Dans la fenêtre de Ph d'Eudora, introduisez le nom d'une personne sur la ligne de requête, puis cliquez sur Ph.
Vous pouvez aussi chercher toutes les personnes dont le nom commence par une chaîne de caractères (ex: coll) en introduisant une étoile "*" comme dernier caractère. Dans la liste des personnes obtenues, il vous suffit de rechercher celle qui vous intéresse.
Pour trouver une personne par son numéro de téléphone interne, introduisez "phone=xxxx" (xxxx étant le numéro de tél.), puis cliquez sur Ph. phone est le nom du champ d'information de l'annuaire. Vous pouvez même combiner les critères, par exemple: department_code= adm dupont vous donne toutes les personnes de nom Dupont dans le département Adm et ainsi de suite.
Note: Une fois le collaborateur trouvé, la fonction copier-coller habituelle permet de capturer son adresse électronique pour la coller sur le champ destinataire (To ou Cc...) lors de l'édition d'un message ou dans la liste de destinataires usuels par Spécial / Ajouter aux destinataires usuels ou Special / Add as recipient ou encore en créant un surnom dans Fenêtres / Surnoms... ou Windows / Nicknames....
Il est possible de changer d'annuaire pour interroger l'annuaire d'un autre site. Il faut, dans le menu Configuration ou Settings, changer le nom de la machine serveur Ph ou Ph server par l'adresse de la machine qui fait ce service sur un autre site. Pour éviter de chercher de telles adresses de machines dans d'autres sites, il est toutefois conseillé d'utiliser l'application d'interface WWW pour rechercher facilement une personne dans un autre annuaire.
Depuis le bas de la home page WWW de l'Ecole, vous trouverez, à travers les pages principales des sites, tous les annuaires existants sur le réseau mondial. Dans "Directories", vous trouvez une entrée directe sur les serveurs de type"X.500" mondiaux.
Un annuaire international d'adresses électroniques et autres renseignements est en train de se former. Chacun donne ses propres informations et reçoit un login name et un password afin de faire des recherches sur l'annuaire. Il est proposé par la société SLED Corporation à l'URL:
http://www.Four11.com/
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Plutôt que de noter les adresses de vos correspondants usuels sur une feuille de papier, vous pouvez, soit dans l'annuaire, soit dans un message reçu de ce correspondant (ou même dans le message que vous lui préparez), sélectionner son adresse avec la souris (en inverse vidéo) et la placer dans la petite liste des adresses usuelles en sélectionnant le menu Spécial / Ajouter aux destinataires usuels ou Special / Add as Recipient. Les adresses de cette liste sont automatiquement triées par ordre alphabétique depuis la gauche vers la droite des chaînes de caractères.
Vous pouvez ainsi envoyer un message à ce destinataire sans avoir besoin de retaper son adresse, en sélectionnant le menu Messages / Nouveau message pour ou Messages / New Message To, et sélectionner l'adresse qui vous convient dans la liste. Le même artifice est valable pour Répondre ou Reply ou Faire suivre ou Forward, etc. avec Répondre à ou Reply to, Faire suivre à ou Forward to,...
Lorsque vous désirez ajouter un destinataire supplémentaire à votre message, dont l'adresse est dans votre liste, placez le curseur sur la ligne de l'entête à l'endroit désiré et sélectionnez l'adresse voulue dans la liste par le menu Edition / Ajouter destinataire ou Edit / Insert Recipient. La virgule nécessaire pour séparer les adresses se placera automatiquement.
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Les surnoms et listes d'utilisateurs (ou de distribution)
Un surnom est un raccourci pour une (longue) adresse, qui souvent est difficile à mémoriser ou pour une série d'adresses séparées par une virgule ou un retour de chariot (vos listes d'adresses personnelles).
création de surnoms
Eudora facilite l'opération pour créer un surnom sur la base de l'adresse d'un expéditeur duquel vous avez reçu un message ou plusieurs adresses se trouvant dans l'entête d'un message ou même de plusieurs messages réunis par une sélection dans un classeur (...). Les adresses sont insérées automatiquement sur le principe du Répondre, géré par les options Répondre à tous ou Reply to all et Inclure moi-même ou Include yourself de la configuration.
- Le ou les messages doivent être en lecture (message courant et ouvert) OU sélectionnés dans le classeur (inverse vidéo).
- Activez le menu: Spécial / Créer un surnom... ou Special / Make Nickname....
- Donnez le nom du surnom.
- Choisissez le fichier de surnoms, si vous en avez plusieurs. Pour plus de détails, voir la rubrique consacrée à ce sujet.
- Il vous reste à cocher la case, si vous voulez l'afficher dans la liste des destinataires usuels.
gestion de vos surnoms
Pour la gestion ou une révision complète de vos surnoms, vous pouvez créer et gérer les surnoms existants dans une fenêtre spécialement prévue à cet effet par le menu Fenêtres / Surnoms ou Windows / Nicknames.... Cette fenêtre offre trois zones d'édition (noms, contenus et remarques) et une série de boutons.
Par exemple: vous pouvez créer un surnom "mon-chef", et lui faire correspondre l'adresse qui permet d'envoyer un message à votre chef ou une liste de vos amis.
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Observez que le nom du fichier qui contient le surnom courant est affiché en haut et à droite de la fenêtre des surnoms. Le nom de fichier n'apparaît que pour les surnoms contenus dans un autre fichier que le fichier de base.
La zone des Surnoms
Elle ne s'édite pas directement. Pressez Nouveau ou New, puis introduisez "mon-chef". Cochez la case Insérer dans la liste des destinataires ou Put it on the recipient list si vous désirez que le surnom apparaisse dans la liste des destinataires usuels, dont il est question plus haut. Pressez Ok
La zone des adresses
Le curseur vous invite à introduire l'adresse dans la seconde zone (par couper-coller ou édition) d'un ou de plusieurs destinataires. Une seule adresse par ligne (et alors pas de virgule) ou si plusieurs sur une ligne, les séparer par une virgule. Attention: aucun caractère accentué n'est autorisé (ce sont toujours des adresses e-mail du réseau Internet!).
La zone des Remarques
Elle permet d'introduire un commentaire sur un surnom ou sur un groupe, par exemple le lieu où vous avez rencontré telle personne et la date, ou le but du groupe et sa date de création...
Pour conserver les modifications, fermez cette fenêtre d'édition des surnoms et cliquez sur Enregistrer ou Save.
destinataires usuels
Pour faire apparaître ou disparaître un surnom de la liste des destinataires usuels:
- sélectionnez le surnom voulu dans la zone Surnom ou Nicknames,
- double-cliquez sur la petite marge à gauche de son nom (le curseur doit changer d'aspect).
Un gros point noir apparaît à gauche d'un surnom lorsqu'il est affiché dans ladite liste.
utilisation du surnom
Pour utiliser un surnom, sélectionnez le dans la liste des destinataires usuels s'il y est, sinon
introduisez les premières lettres de son nom et
activez le menu Edition / Compléter le surnom ou Finish Nickname.
Le nom complet du surnom (pas l'adresse!) apparaîtra sur la ligne. Sa valeur ne sera substituée qu'au moment de l'envoi proprement dit.
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Il est inutile de créer des listes d'adresses sur votre machine locale si cette liste est d'un usage général (de tout le groupe de personnes). Il faudrait que chaque utilisateur reprenne (copie et maintienne) la liste créée sur sa machine pour bénéficier de la version à jour, et cela demanderait beaucoup de travail à tout le monde.
Pour une liste d'utilité générale, par exemple:
- les membres d'un projet technique,
- les invités à une conférence,
- les membres d'une association de l'Ecole,
- un groupe de personnes ayant un but reconnu utile,...
demandez à postmaster@epfl.ch de la créer sur la machine centrale. Une documentation complète sur la procédure à suivre est disponible sur le serveur de la messagerie électronique dans le "Guide du courrier électronique". Un responsable, dans l'Ecole (!), est chargé de la maintenance (les mises à jour des adresses).
Les listes ainsi définies sont documentées dans la liste des listes du serveur de la messagerie électronique et dans l'annuaire électronique de l'Ecole.
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La nouvelle version (F2.1.3 sur Mac et 2.1.2 sur PC) aide aussi à mettre de l'ordre et classer ses adresses par groupes d'intérêt grâce à la gestion de plusieurs fichiers de surnoms ou carnets d'adresses.
Cette fonction est vraiment pratique pour classer les surnoms par projet. Bien que tous les surnoms de tous les fichiers présents apparaissent simultanément dans la fenêtre des surnoms, vous faites facilement la différence par le nom du fichier. Vous pouvez également profiter de cette gestion par fichiers pour faire des sauvegardes (backups) et momentanément retirer un fichier d'adresses de l'ensemble, en placer un autre pendant un travail particulier...
Dans votre dossier où se trouvent les fichiers d'Eudora, il y a un premier fichier des surnoms qui est appelé Surnoms Eudora ou Eudora Nicknames. Il doit toujours être présent même si vous avez plusieurs fichiers d'adresses.
Les fichiers supplémentaires sont placés dans un dossier: Dossier surnoms ou directory: Nicknames Folder dans lequel vous pouvez avoir autant de fichiers d'adresses que vous le souhaitez, mais dans un format particulier.
Pour créer un nouveau fichier, le plus simple est de faire une copie du premier ou d'un tel fichier (vide) du serveur, de le renommer par le nom du projet et le placer dans le-dit dossier. Dès le prochain démarrage, Eudora travaillera avec les nouveaux fichiers de surnoms. Les opérations sur ces fichiers se font à l'aide du système de fichiers de votre machine.
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Exactement comme vous recherchez une chaîne de caractères normale dans vos messages, avec le menu Edition / Chercher, vous pouvez rechercher une adresse, un nom afin de retrouver l'adresse d'un correspondant si vous ne l'avez pas placée dans un surnom.
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- Pour éviter que tous les destinataires d'une liste ne soient ennuyés par la liste des adresses peut-être longue de votre surnom en début du message, mettez le surnom dans la ligne Bcc: et non pas la ligne To:. Et pour éviter que vos correspondants se demandent pourquoi ils ont reçu un message alors qu'il n'y a pas de destinataire visible, mettez une chaîne de caractères entre parenthèses dans la ligne To: (les parenthèses signifient "commentaire"), par exemple: "(liste du groupe des copains)". Ceci n'est utile que pour une liste gérée localement sur votre machine.
- Chaque fois que vous hésitez sur l'effet d'une commande dans un menu ou cherchez à faire une certaine opération, utilisez l'aide intégrée du produit en activant les bulles d'aide sur le Macintosh ou le menu Help sur le PC. Comme décrit plus bas une documentation existe également sur notre serveur d'information.
- Chaque fois que vous pensez à créer une liste de destinataires relativement importante, pensez immédiatement aux groupes de News sur Internet. Ils sont des groupes implicites de personnes intéressées à un sujet, allant du général au plus spécialisé, et permettent de vraies discussions en temps réel à travers le monde entier sans que personne n'ait à maintenir de liste d'adresses (quel avantage!). Tout utilisateur des News peut s'inscrire et se désinscrire d'autant de groupes qu'il a le temps de lire dans l'allocation de son temps... Il y a naturellement de tels groupes au sein de l'Ecole, certains restreints à l'Ecole, d'autres sont ouverts au monde entier.
- Souvenez-vous des filtres qui permettent de trier automatiquement vos messages en fonction de l'adresse d'expédition, de destination, du sujet,... ou de tout ensemble. Relisez la page 10 de l'article "Moi, j'aime Eudora" concernant les Classeurs dans le Flash Informatique 6/95 du 27 juin 1995, page 8.
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- Les précautions à prendre avant de partir en vacances ou en voyage.
- Comment rediriger ses messages vers un autre compte.
- Comment envoyer un petit message signalant votre absence et vos remplaçants.
Alors rendez-vous au prochain Flash informatique.
En attendant, vous pouvez consulter à votre guise le serveur d'informations du SIC concernant la messagerie électronique par votre interface aux serveurs . L'URL est:
http://slwww.epfl.ch/SIC/SL/messageries/messageries.html
Ou voyez dans la home page de l'EPFL:
- Computing, (puisque maintenant le serveur de l'EPFL est en anglais!!!)
- Service informatique central,
- Services distribués,
- Messagerie électronique,...
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article paru dans le Flash informatique, numéro 7 du 26 septembre 1995