Je communique
par Pierre Collinet, SIC-Logiciels, postmaster@epfl.ch, resp. E-mail EPFL
Le monde de la messagerie électronique évolue à grands pas. Nous devons désormais faire une nette séparation entre la "couche d'en bas" formée des protocoles de communication sur le réseau mondial et "la couche d'en haut" formée des interfaces de communication, manipulées par les utilisateurs.
Nous sommes heureux d'avoir retenu un standard en ce qui concerne "la couche d'en bas" à l'EPFL, nous permettant de sortir de la bataille stérile des "mondes" incompatibles pour nous concentrer sur les services que l'on peut créer sur un réseau universel. Actuellement, c'est la "couche d'en haut" qui a un peu la fièvre et nous propose une multitude de variantes qui font semblant de se dépasser.
Dans cet esprit, cet article ferme une série "Moi, j'aime Eudora" concentrée sur toutes les utilisations possibles d'un bon logiciel de messagerie électronique, pour en ouvrir une autre s'ouvrant aux multiples aspects du concept de communication. Dans un premier temps, nous nous concentrerons encore sur la fonction de messagerie électronique, ensuite nous ouvrirons encore le champ de vision vers une communication un peu plus globale.
Le but est et reste la communication entre les êtres humains, permettant des échanges d'informations et des écahnges culturels où les frontières et les distances ne se sentent presque plus.
Ce premier article de la série "Je communique" est un peu spécial puisqu'il est à mi-chemin entre un produit que nous avons beaucoup "aimé"... et un concept plus large de communication, concrétisé par une palette de produits offrant plus ou moins les mêmes services.
retour à la table des matières
Eudora est (encore) le logiciel de messagerie électronique recommandé par le SIC (cf FI 3/95 du 21 mars 95) permettant de travailler sur PC et sur Mac directement sur le réseau Internet.
Vous êtes utilisateur d'Eudora ou d'un système de mail sur Internet et désirez rediriger les messages qui arrivent sur votre compte vers un autre utilisateur ou retourner un message d'avertissement pour signaler votre absence à tous les expéditeurs des messages que vous recevez?
Ce qui est décrit dans cet article prenant pour exemple Eudora est valable pour toutes les interfaces de mail travaillant sur Internet avec les protocoles SMTP et POP. C'est la situation standard à l'EPFL pour le moment.
retour à la table des matières
Eudora est un logiciel interactif pour l'envoi et la réception de messages électroniques.
Seul, c'est-à-dire sans l'intervention explicite de l'utilisateur et pour autant qu'Eudora soit démarré sur le Mac ou PC, les seules opérations qu'il peut faire sont le rapatriement de vos messages arrivés sur le serveur POP et le classement automatique (filtrage) des messages dans des classeurs (ou Mailboxes) indiqués dans les Filtres que vous avez définis.
En principe, lorsque vous êtes absent de votre bureau, votre Mac ou PC est éteint et vos nouveaux messages arrivent et s'accumulent sur votre compte POP (ou POP Account).
La machine qui vous sert de serveur POP (ou POP Server) est une machine qui est en service 24 heures sur 24, tous les jours de l'année. C'est donc là qu'une intervention est possible afin d'enclencher des processus automatiques qui répondent pour vous, redistribuent pour vous ou envoient un accusé de réception aux expéditeurs. Voyez les rubriques ci-dessous.
Votre serveur POP est la machine qui est indiquée dans le champ Compte POP (ou POP Account) de la Configuration (ou Settings) d'Eudora.
Pour ceux qui ne lisent pas leurs messages à travers un serveur POP comme avec Eudora, citons les cas des utilisateurs de systèmes Unix, systèmes VMS (VMSMail) ou systèmes propriétaires sur Macintosh, le raisonnement est le même: les messages arrivent toujours sur une machine qui est toujours disponible pour le service de messagerie.
retour à la table des matières
Les précautions à prendre lorsqu'on ne va pas pouvoir lire ses nouveaux messages pendant plusieurs jours, voire semaines, par exemple avant de partir en vacances ou en voyage de service sans possibilité de connexion à distance par modem (cf article "Moi, j'aime Eudora", "La messagerie par téléphone" du FI/5, p.7 du 30 mai 1995), sont au minimum:
- Veillez à la disponibilité d'un espace disque suffisant pour recevoir les messages pendant le nombre de jours d'absence, ou rediriger vos messages sur le compte d'un remplaçant (ou un autre compte disposant de plus d'espace disque). Pour rediriger, voir rubrique ci-dessous. Une estimation grossière de l'espace disque peut varier entre 200Kb et 1Mb pour une semaine de messages. Une liste de distribution normalement active vous ramène facilement 200 à 300 Kbytes par semaine sur votre disque.
- Assurez l'information de vos remplaçants en cas de requêtes urgentes.
- Adaptez le message d'accueil de votre boîte vocale ou répondeur téléphonique en indiquant:
- la date de votre retour,
- les remplaçants à contacter pour chacune des
responsabilités que vous avez,
- les sources d'informations à consulter,
- ainsi que votre adresse email.
retour à la table des matières
Comme expliqué plus haut, depuis l'interface d'Eudora sur votre PC ou Mac, il n'est pas possible de faire automatiquement une redirection des messages reçus vers un autre compte. Dans le cas de la redirection, il y a deux solutions:
- Faire changer la redirection de votre adresse logique enregistrée sur la machine centrale de mail de l'EPFL, vers un autre compte. Les demandes sont faites par votre interface WWW , soit par le formulaire ad-hoc dans la rubrique Messagerie, soit depuis l'annuaire électronique du site, ou alors par un mail à postmaster@epfl.ch.
- Ou configurer le système de votre serveur POP: Sur la machine du serveur POP, suivant le type de système d'exploitation et parfois le programme de serveur de mail utilisé, il faut faire différentes opérations. La plupart des machines serveur de mail et serveur POP dans l'Ecole fonctionnent sous le système Unix.
Il faut commencer par avoir un droit d'accès pour faire une connexion interactive (par telnet ou connect depuis un terminal) ou demander au responsable système de faire les opérations suivantes pour vous.
Sur Unix
Dans le directory de login, appelé home directory mettre un fichier .forward contenant simplement la liste des adresses email des personnes vers lesquelles les messages reçus doivent être redirigés, séparées par un return.
Si vous désirez quand-même conserver une copie des messages localement afin de les lire à votre retour, en plus des adresses de vos remplaçants, mettez aussi une ligne commençant par un caractère \ (back-slash) suivi de votre username sur cette machine.
Exemple de fichier .forward:
\pdupont
jacques.pierjean@sic.epfl.ch
Sur VMS
Sur les machines VMS encore configurées pour faire transiter les messages sur decnet, par exemple elgc, évitez de mettre une redirection sur votre compte VMS car celui-ci fabrique des routes explicites appelées source routing en anglais. Cela consiste à ajouter devant l'adresse retour de l'expéditeur, le nom de chaque machine par lesquelles le message est passé. Il faudra alors éditer à la main les adresses pour répondre.
Sur les machines VMS faisant du SMTP, par exemple eldp, introduire la commande suivante,
Exemple:
set forward=gw::"""jacques.pierjean@sic.epfl.ch"""
Les trois guillemets sont nécessaires car le guillemet est interprété par le système.
retour à la table des matières
C'est à nouveau sur le système de votre serveur POP que l'opération doit être faite.
Il faut bien sûr commencer par avoir un droit d'accès pour faire une connexion interactive.
Connecté sur la machine du serveur POP, en supposant que c'est un système Unix:
- Si c'est la première fois que vous configurez un message automatique, c'est-à-dire que vous n'avez aucun fichier .vacation.* dans votre home-directory:
- supprimez ou renommez votre éventuel fichier .forward en .forward.normal,
- exécutez la commande (sans paramètre!):
machine:pdupont> vacation
machine:pdupont>
- éditez si vous le désirez, le fichier du message à envoyer qui vous est proposé, pour y ajouter (ne pas supprimer la ligne avec "$SUBJECT"):
- la date de votre retour,
- vos remplaçants et
- quelques infos à consulter sur serveur en cas de problème...,
- Sauvez-le et quittez l'éditeur (si c'est l'éditeur par défaut, tapez :wq ), puis
- Répondez aux trois questions qui vous sont posées (généralement par n sauf peut-être la dernière, suivant le cas).
- Editez si vous le désirez, le fichier .forward créé par la commande vacation pour y ajouter les adresses de vos remplaçants qui recevront alors tous vos messages afin d'y répondre à votre place (ne pas supprimer la ligne créée automatiquement).
- Si vous avez modifié le fichier .forward, c'est utile de conserver une copie sous le nom par exemple de .forward.vacation, pour une prochaine fois.
- Si ce n'est pas la première fois, c'est-à-dire que vous avez des fichiers .vacation.* dans votre home-directory, la commande vacation les détectera et complétera par les fichiers manquants. Pour partir avec une base de données vide, il suffit de supprimer les fichiers .vacation.* avant de lancer la commande.
- Lorsque vous rentrez de voyage et désirez arrêter les envois des messages automatiques, il suffit d'entrer à nouveau la commande vacation et de répondre aux trois questions en conséquence.
Quelques vérifications s'imposent
- Vérifiez que vous avez bien un fichier .forward dans votre home-directory:
machine:pdupont> cd
machine:pdupont> ls -a .forward
.forward
machine:pdupont>
- Vérifiez que vous avez également des fichiers .vacation.*:
machine:pdupont> cd
machine:pdupont> ls -a .vacation.*
.vacation.dir .vacation.msg .vacation.pag
machine:pdupont>
- Vérifiez que le fichier .forward contient au moins une ligne contenant quelque chose comme:
machine:pdupont> cat .forward
\pdupont, "|/usr/ucb/vacation pdupont"
machine:pdupont>
pdupont dans notre exemple représente votre username!
retour à la table des matières
Les adresses d'expéditeur des correspondants qui vous ont envoyé un message sont stockées dans une base de données constituée de deux fichiers .vacation.pag et .vacation.dir. Par défaut d'un paramètre spécial, ces adresses y sont conservées une semaine.
Donc, un utilisateur ne recevra votre message automatique que s'il ne vous a rien envoyé depuis une semaine, ce qui est tout à fait raisonnable.
Cette base de données est essentielle!! pour éviter de nombreuses boucles infinies, notamment avec des listes de distribution (...).
retour à la table des matières
Eviter le pire!
Le pire n'est-il pas d'avoir tout prévu pour que ses messages soient bien reçus sur la machine serveur et ne rien trouver à son retour ?!
Voici quelques idées pour minimiser ce risque:
- S'assurer que les messages (au moins les vôtres) sont (ou seront juste pendant votre absence!) régulièrement backupés (prononcer [bakepé] et non [békepé]) par les soins de votre responsable système.
- Prévenir votre responsable système si votre espace disque risque de manquer. Ainsi, si vos messages venaient à dépasser la place mémoire restant disponible pour vous sur le disque, il pourrait intervenir en déplaçant par exemple les messages arrivés jusque là sur un support externe.
- Vous avez tout prévu pour que tout se passe au mieux sur votre station dans votre bureau (station Unix ou PC serveur...). Le lendemain de votre départ, le préposé aux économies passe dans votre laboratoire et juge bon d'éteindre votre machine puisque vous êtes absent pendant 2 semaines ou plus!... Coller efficacement un billet sur le bouton Off et prévenir les personnes nécessaires si vous sentez que le risque est supérieur à zéro ou faites rediriger les messages sur le serveur de département en faisant changer l'adresse logique.
Lire votre boîte vocale à distance
Depuis n'importe quel téléphone du monde entier, vous pouvez gérer les messages de votre boîte vocale ainsi que changer le message d'accueil, pour autant que:
- vous soyez abonné au service, c'est-à-dire que vous ayez une boîte vocale du réseau téléphonique de l'EPFL,
- le téléphone utilisé ait les touches * et #,
L'accès se fait en téléphonant au:
- 693 88 00 pour la messagerie normale et
- 693 88 01 pour la messagerie expresse.
Cette dernière permet d'entrer dans la messagerie vocale sans passer par le poste de téléphone du correspondant, qu'il soit occupé ou non, mais à l'usage, c'est un peu plus compliqué.
Si vous êtes sur le site de l'Epfl, il suffit de choisir le 90# ou 91# pour faire la même chose.
retour à la table des matières
Ne partez pas sans votre mot de passe de boîte vocale et prenez éventuellement votre carte de resumé avec vous lors de vos déplacements, bien que l'aide vocale intégrée soit d'une efficacité qui n'est plus à démontrer.
Et moi, et moi?
Vous travaillez sur un système propriétaire comme VMSMail, ou QuickMail ou encore AppleMail sur Mac (fonctionnant avec un protocole existant seulement sur les machines d'un fabricant particulier: pas multi-plates-formes comme tous les services Internet). Vous pouvez en principe obtenir des services équivalents à la redistribution automatique et aux messages automatiques auprès de votre responsable système de département.
retour à la table des matières
Eudora n'est plus la seule interface au système SMTP standard qui soit disponible sur le marché des logiciels du site EPFL.
- que penser (faut-il/ne faut-il pas se lancer, supporté/pas supporté...),
- comment choisir (comparaison des critères les plus importants),
- comment configurer ces interfaces afin de les utiliser au mieux,
- comment transférer ses anciens messages dans le format du nouveau logiciel.
Si ces questions suscitent votre intérêt, alors rendez-vous au prochain Flash Informatique.
En attendant, vous pouvez consulter à votre guise le serveur d'informations du SIC concernant la messagerie électronique par votre interface aux serveurs WWW . L'URL est:
http://slwww.epfl.ch/SIC/SL/messageries/messageries.html
Ou voyez dans la home page de l'EPFL:
- Computing,
- Service Informatique Central,
- Services distribués,
- Messagerie électronique,...
postmaster@epfl.ch (Pierre Collinet), resp. E-mail EPFL
article paru dans le Flash informatique, numéro 8 du 24 octobre 1995