Le Coin des Curieux

Table des matières

• Les champs Automatisation
• Les champs Date et heure
• Les champs Equations et formules

Promenons-nous dans les champs de Word...

Sujet parfois mal-aimé, souvent méconnu, quelquefois (mais très peu) adoré, les codes de champs ne laissent jamais les utilisateurs de Word indifférents. On se doute bien que si Microsoft, pour qui le bien-être de l'utilisateur est la préoccupation principale, nous en propose une soixantaine ce n'est pas juste pour faire joli dans la boîte de dialogue (bien que certains de ces champs m'aient laissée perplexe quant à leur utilité, je l'avoue). D'un clic de souris ferme et déterminé, on avait tenté une incursion dans la commande Champ du menu Insertion, on avait tous jugé la chose fort intéressante quoique assez peu excitante et l'on était ressorti de la boîte de dialogue avec le sentiment amer de l'inachevé... Arobasque, pour qui le bien-être de l'utilisateur est la préoccupation principale, n'hésite pas un seul instant à vous donner la clé de quelques champs, certains choisis en fonction de leur intérêt et d'autre choisis de manière tout à fait arbitraire par l'auteur de cet article (car n'est-ce pas, il faut bien que quelqu'un décide !).

Rappel à l'attention des distraits: les codes de champs sont des informations que l'on insère dans un document et qui ont la particularité de se mettre à jour, comme les numéros de pages, la date courante, le nom d'un fichier, etc.

Rappel à l'attention des bons élèves: si vous souhaitez utiliser les codes de champs de manière efficace, apprenez (par coeur pour mardi prochain, y'aura des contrôles oraux...) les quelques raccourcis-claviers.

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Les champs Automatisation

BoutonAtteindre

Ce champ permet d'atteindre un élément dans un texte (signet, no de page, annotation). L'utilisateur atteint l'élément par le biais d'un double-clic sur le code de champ.

Démonstration étape par étape

Supposons que vous souhaitez atteindre du premiercoup une image précise dans un long document qui en contient une multitude.

• Attribuez un nom de signet à l'image que vous aurez pris soin de sélectionner par exemple graphiqueCA (menu Edition, commande Signet).
  
• A un autre endroit dans le document, choisissez le champ BOUTONATTEINDRE en passant par le menu Insertion, commande Champ.
  
• Tapez: graphiqueCA Double cliquez ici pour atteindre le graphique du Chiffre d'affaires dans la zone Code de champ juste après l'indication BOUTONATTEINDRE comme dans l'exemple ci-dessous:

  

• Validez.
  
• Encadrez ou tramez ensuite le paragraphe pour lui donner un aspect différent.
  
• Retenez votre souffle et double-cliquez sur la phrase.
  
• Devant vos yeux émerveillés (surtout le droit) vous vous retrouvez instantanément sur le graphique souhaité.

Plutôt que d'inscrire la phrase indiquant de double-cliquer, vous pouvez aussi insérer un symbole qui aura le seul mérite d'être plus joli en étant toutefois moins clair.

Démonstration étape par étape

• Attribuez un nom de signet à l'image que vous aurez pris soin de sélectionner par exemple graphiqueCA (menu Edition, commande Signet).
  
• A un autre endroit dans le document, choisissez le champ BOUTONATTEINDRE en passant par le menu Insertion, commande Champ.
  
• Tapez uniquement le nom du signet soit graphiqueCA. Validez.
  
• Afficher les champs afin d'obtenir ceci: { BOUTONATTEINDRE graphiqueCA }
  
• Insérer juste avant } un symbole de votre choix à l'aide de la table des symboles (menu Insertion, commande Caractères spéciaux).
  
• Résultat à l'affichage des codes: { BOUTONATTEINDRE graphiqueCA â}
  
• Masquez ensuite les codes (voir tableau des raccourcis-clavier).
  
• Résultat sans l'affichage des codes: â
  
• Double-cliquez sur â et vous vous déplacez sur le graphique en question.

Vous pouvez bien sûr cumuler la phrase explicative (double-cliquez ici...) et le symbole.

BoutonMacro

Ce champ permet d'exécuter une macro par le biais d'un double-clic sur le code de champ. Il faut, tout le monde l'aura deviné, disposer d'une macro déjà faite avant d'utiliser ce code de champ. Admettons que vous disposez d'une macro se nommant masquerimage et qui permet de masquer les images insérées dans un document (note de l'auteur: il serait bien aussi d'en faire une pour réafficher les images !).

• A un endroit choisi du document, insérez le champ BOUTONMACRO.
  
• Tapez: masquerimage Double cliquez ici pour masquer les images dans la zone Code de champ juste après l'indication BOUTONMACRO, comme dans l'exemple ci-dessous:

  

• Validez.
  
• Double-cliquez sur la phrase (ou sur le symbole si vous avez opté pour un symbole).
  
• Devant vos yeux émerveillés (le gauche cette fois-ci) toutes les images de votre document ont été remplacées (à l'affichage seulement !) par un cadre blanc. Option qui, on ne le dira jamais assez, permet de travailler plus rapidement.

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Les champs Date et heure

Là pas trop de mystère, on navigue en zone connue pour avoir déjà utilisé la commande Date et Heure du menu Insertion. Toutefois, vous pouvez ici, choisir en plus de la date courante, la date de création du document, de son dernier enregistrement ou de la dernière impression faite. On peut aussi demander d'insérer la durée totale d'ouverture d'un fichier. Le bouton Option permet d'appliquer des formats (jour-mois-année, etc.) à ces champs. A propos des formats, si vous souhaitez conserver la mise en forme d'un champ lors de sa mise à jour. Validez l'option Conserver la mise en forme à chaque mise à jour.

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Les champs Equations et formules

=(Formule)

Ce champ calcule un nombre à l'aide d'une formule mathématique. Il peut contenir des nombres, des signets qui font référence à des nombres ainsi que des opérateurs. Supposons que vous disposez dans un document quelconque (une offre par ex.) d'une somme en FRS (par ex. Fr. 10'000.00), susceptible de changer. Vous souhaitez obtenir une conversion en dollars sachant que le cours du dollar est aujourd'hui à 1.14, mais qu'il est aussi susceptible de changer. De plus, vous aimerez que la somme apparaisse avec un séparateur de millier (') un séparateur de décimale (.), deux décimales (00) et le symbole $ après le chiffre.

Démonstration étape par étape

• Sélectionnez Fr. 10'000.00 et attribuez lui un nom de signet (par exemple MontantFS). Les tirets à la place des 00 pour les centimes ne sont pas acceptés par la formule, par contre Fr. est accepté.
  
• Sélectionnez 1.14 et attribuez-lui un nom de signet (par exemple CoursD). Le symbole $ n'est pas autorisé dans le nom de signet !
  
• Placez-vous à l'endroit où vous souhaitez faire apparaître la somme en dollars.
  
• Choisissez le champ =(Formule).
  
• Complétez le champ en tapant MontantFS/CoursD\#"#'###.00 $".

  

• Les téméraires qui m'ont suivie jusque-là méritent une explication sur ces hiéroglyphes: la barre oblique et le 1er dièse indiquent qu'une information de mise en forme va suivre. Les premiers guillemets indiquent le début de la formule. Le dièse qui suit représente les milliers. L'apostrophe représente le séparateur de millier. Les trois dièses qui suivent représentent la 2ème partie du chiffre (centaine-dizaine-unité). Le point représente le séparateur décimal et les deux zéros les décimales (qui seront inscrites même si il n'a pas de centimes). Le symbole $ se passe de commentaires. Les derniers guillemets indiquent que la formule est terminée. Validez.
  
• Devant vos yeux émerveillés (les deux cette fois-ci) le résultat suivant apparaît: 8'771.93 $.
  
• Si vous demandez à Word d'afficher le code de champ vous obtenez ceci:
  { = MontantFS/Coursdollars\#»#'###.00 $» \* FUSIONFORMAT }

Lorsque vous procédez à un changement, soit au niveau du montant en FRS ou du cours du dollar, n'oubliez pas de mettre à jour le champ.

Avancer

Ce champ permet de décaler le point de départ du texte qui suit le champ vers la droite, la gauche, le bas ou bien vers une position horizontale ou verticale spécifiée en points. Avant d'utiliser ce champ, pensez à résoudre le problème à l'aide des retraits ou des espaces avant et après le paragraphe. Si néanmoins et contre toute attente ce champ vous est utile, voici quelques conversions pour ceux qui n'auraient pas appris par coeur la table des conversions des mesures (mais y'en a-t-il?). 1 ligne est égale à 12 points. 1 cm est égal à env. 28.35 points.

Démonstration étape par étape

• Placez-vous à l'endroit souhaité dans le texte.
  
• Dans la boîte de dialogue Champ choisissez le champ AVANCER.
  
• Cliquez sur le bouton Options.
  
• Choisissez ensuite quel type de déplacement vous désirez réaliser (vers le haut, le bas, à gauche...).
  
• Ajoutez le commutateur au champ et validez.
  
• Tapez ensuite le nombre de points souhaité et validez.

  

CarSpéciaux

Ce champ insère un caractère spécial à partir du jeu de caractères ANSI. Le plus simple bien sûr est d'utiliser la commande Caractères spéciaux du menu Insertion. Mais, vous avez sans doute déjà remarqué que lorsque vous attribuez une taille plus importante (par ex. 14) à ce caractère, cela crée un espace disgracieux dans l'interligne du paragraphe, comme c'est le cas ici.

Le seul et unique avantage à utiliser le champ CarSpéciaux réside dans la possibilité de ne pas affecter l'interligne du paragraphe, comme c'est le cas ici
(si un lecteur trouve un 2ème avantage à cette laborieuse méthode, qu'il n'hésite pas à me le communiquer).

Supposons que vous désirez insérer le symbole dans un paragraphe.

Démonstration étape par étape

• Placez-vous à l'endroit souhaité dans le texte.
  
• Dans la boîte de dialogue Champ choisissez le champ CarSpéciaux.
  
• Cliquez sur le bouton Options.
  
• Ajoutez ensuite à la queue leu-leu le commutateur de police \f, puis le commutateur empêchant la modification dans l'interligne \h et pour finir le commutateur fixant la taille \s, comme ci-dessous:

  

• Validez.
  
• Complétez le champ comme suit: CARSPECIAUX 40\fwingdings\h\s14 sachant que le chiffre 40 se rapporte au code ANSI, la police souhaitée est Wingdings et la taille de caractères 14 points.

  

  Oui mais bon me direz-vous... comment on sait ça ?... Réponse: allez jeter un coup d'oeil dans la commande Caractères spéciaux du menu Insertion, choisissez la police et cliquez sur le symbole qui vous intéresse. Cliquez ensuite sur le bouton Touches de raccourcis. Au bas de la boîte de dialogue dans la zone Description, vous trouvez le code ANSI. Mémorisez ces infos car vous devrez les taper dans la boîte de dialogue Champ. Ceci est donc à faire avant le point 1...!!

  

• Validez.
  
• Le symbole souhaité est venu s'insérer dans le paragraphe. Remarquez alors que l'interligne n'est pas affecté. Si une taille trop importante a été choisie, le symbole sera tout simplement tronqué. Pour modifier la taille, affichez les codes et faites la modification directement dans le champ qui apparaît:
  { CARSPECIAUX 40\fwingdings\h\s13 \* FUSIONFORMAT }

Voilà notre promenade dans les champs est terminée pour aujourd'hui. Pour de nouvelles aventures -dont vous êtes le héros- lisez les prochains Flash Informatique.