Le service informatique de gestion dépend de la Direction Administrative et gère l'informatique des services qui ont adhéré au plan informatique de gestion (PIG). Le PIG énonce les principes fixant les compétences et les modalités de gestion des moyens informatiques et bureautiques nécessaires à la gestion de l'école. Seize services, qui ne dépendent pas tous de la direction administrative, ont adhéré au PIG et constituent ainsi nos partenaires directs et cela représente pas moins de 200 utilisateurs. Mais nos relations ne s'arrêtent pas là car nous fournissons des prestations telles que l'accès à la base des finances, au moyen de Business Object, aux départements, leurs instituts et laboratoires qui constituent ainsi nos partenaires indirects (216 utilisateurs). Les partenaires directs délèguent un coordinateur informatique dans la commission informatique de gestion (CIG) qui se réunit périodiquement et constitue ainsi une plate-forme d'échange d'information. Le coordinateur informatique sert de trait d'union entre le service informatique de gestion et les utilisateurs du service qu'il représente. De plus en plus, les coordinateurs informatiques des partenaires directs et indirects vont devoir jouer un rôle important dans le support et l'installation des logiciels du type administratif. Le responsable de l'informatique de gestion, qui préside la CIG, est aussi membre de la commission technique informatique (CTI), commission dans laquelle il défend les intérêts des membres du PIG.
Quatorze personnes dont trois externes travaillent actuellement au service informatique de gestion. Notre organisation est obligée de s'adapter à un environnement en constante évolution. Ce qui nous amène aujourd'hui à regrouper les compétences. Par exemple, quatre personnes dont un stagiaire assurent la prise en charge, la disponibilité (nous intervenons directement sur le lieu de travail des utilisateurs) et l'exploitation au quotidien du matériel et du logiciel de nos systèmes informatiques (102 PC, 85 MAC, 11 serveurs NT, 8 serveurs Unix). Nous les avons réunis dans le groupe Production informatique. Quant à l'installation du matériel PC ou Mac chez les utilisateurs (y compris tatouage et câble de sécurité) nous le confions à des entreprises de la région. Les autres personnes s'occupent à développer et maintenir des logiciels maison ou à déployer des logiciels achetés. Notre propre capacité de développement étant limitée et les demandes de plus en plus pressantes, nous sommes obligés de redéployer nos compétences et nous concentrer sur la mise en place d'un système d'information en faisant appel aux progiciels. Le rôle de chef de projet va, de ce fait, lui aussi évoluer et il deviendra un rouage important entre nos partenaires externes et les utilisateurs.
Point de vue
Pour augmenter encore notre capacité de réaction vis à
vis des changements et pour avoir une meilleure maîtrise des coûts,
nous pensons aussi sous-traiter, à moyen terme, les maintenances
et les petites évolutions de nos logiciels (moins de 10 jours) .
Au niveau informatique, nous dépendons fortement de l'Administration fédérale des finances et du personnel (voir figure ci-après).
Les salaires sont traités à l'Office fédéral du personnel par le logiciel PERIBU sur la base d'informations saisies à l'EPFL au moyen d'un terminal connecté au centre informatique à Berne. Des informations nous sont retournées par le biais de l'EPFZ qui reçoit toutes les données du domaine des EPF et qui élabore et distribue des supports informatiques pour chaque office. Les nombreux incidents que nous avons vécus ces derniers temps proviennent d'un côté du logiciel PERIBU et de l'autre du circuit de l'information de retour depuis l'Office fédéral du personnel. L'Administration fédérale des finances a opté pour le logiciel SAP pour remplacer sa comptabilité actuelle. L'Office fédéral du personnel va probablement faire de même pour remplacer PERIBU . Ces décisions vont avoir des répercutions à l'EPFL et d'ici quelques années SAP aura probablement remplacé GESPER (personnel) et VEREDA (comptabilité).
Point de vue
Introduire le plus rapidement possible le logiciel SAP à l'EPFL
en essayant de se limiter aux fonctions standard de ce logiciel. Cela demandera
un effort de nous tous mais c'est seulement à ce prix que les coûts
resteront dans les limites du raisonnable. Nous sommes bien conscients
qu'en imposant un standard nous poussons à la remise en question
des méthodes de travail et de l'organisation dans certaines unités.
Le service informatique a introduit une gestion de projet qui s'appuie sur la méthode Prométhée qui définit le déroulement de projets dans le cadre de l'administration. Pour chaque projet, une structure, qui doit garantir un bon déroulement du projet, est mise en place (voir figure ci-dessous).
L'objectif est aussi d'obtenir une meilleure planification des projets informatiques mais force est de constater qu'à cause du côté immatériel du logiciel, il n'existe pas de solution et tout dépend souvent de l'expérience du chef de projet. Actuellement le projet le plus important est la refonte de l'ensemble des logiciels de gestion des étudiants. Ce projet, très spécifique à l'école, monopolise actuellement l'essentiel de nos forces de développement. Le projet des notes de frais informatisées (voir Flash 16/96) est sur le point d'aboutir et une installation dans les départements est prévue à partir du mois d'avril. Actuellement, des tests de validation sont en cours dans certains départements. D'autres projets, comme les commandes économat , la mise en place d'une nouvelle application pour les téléphonistes et la gestion du central téléphonique vont, nous l'espérons, démarrer en 1997.
La configuration matérielle, que nous mettons actuellement en place, est le résultat d'un certain nombre de réflexions. D'abord nous ne pouvons ignorer la complexité intrinsèque du modèle client-serveur dans lequel le maillon le plus faible est sans doute l'ordinateur personnel qui plante à la moindre contrariété et chaque installation de logiciel devient une tâche délicate . Tâche rendue d'autant plus difficile par le nombre de systèmes différents et non homogènes connectés au réseau. D'autre part l'informatique client-serveur est plus exigeante pour les développeurs et les gestionnaires qu'un système traditionnel dans lequel l'écran est directement relié à un ordinateur. Pour ces raisons nous mettons en place un environnement de référence (niveau d'intégration) pour tester nos applications avant leur exploitation (niveau de production), comme indiqué dans la figure suivante.
Pour obtenir, dans une petite équipe, un gain de temps de développement ou de mise en place de progiciels, nous devons absolument limiter le nombre d'outils de développement d'applications ou d'interrogation de bases de données ainsi que le nombre de plates-formes matérielles sur lesquels les logiciels vont fonctionner. Actuellement, nous prenons en compte le monde PowerMac et PC (Windows 3.11, 95). Par exemple, nous distribuons le logiciel Business Object version 3 sur MAC et PC. Cependant, la version 4 de ce produit ne sera disponible que sur PC (windows 95/NT) et stations UNIX (HP/SUN/SILICON GRAPHICS). En effet, nous constatons de plus en plus que les versions du même logiciel diffèrent d'une plate-forme à l'autre et que même certains fournisseurs abandonnent le développement de leur produit pour le Mac.
Notre objectif est de développer uniquement nos logiciels sur la plate-forme PC sous windows 3.11/95/NT et nous mettrons à disposition nos applications dans le monde Unix ou Mac en utilisant, par exemple, Xwindows sur le poste de travail et le produit multisession de Citrix sur un serveur NT dédié. Ceci nous permettra d'obtenir une intégration totale de nos applications dans un monde hétérogène tel que nous le connaissons à l'EPFL.
Point de vue
Quant à l'achat de logiciels nous favoriserons ceux qui sont les
plus adaptés aux besoins de nos utilisateurs tout en étant
conscients que nous devons prendre à notre charge l'intégration
de ces produits. Nos critères de choix seront la facilité
d'intégration et la rapidité de mise en oeuvre. Les développements
spécifiques, le sur-mesure, ne seront réalisés que
pour certaines fonctions propres à l'école.
Pour nos propres développements, nous utilisons tout l'environnement Oracle (base de données et outils de développements). En ce qui concerne les outils bureautiques nous nous conformons aux standards du SIC.
Point de vue
Pour les applications administratives, l'environnement Oracle devrait devenir
le standard de l'école.
En parcourant dernièrement un journal informatique, j'ai été frappé par les phrases courtes par lesquelles les entreprises essaient de se faire connaître quand elles cherchent du personnel.
Voici quelques exemples:
C'est vrai que l'informatique est une affaire de coeur et d'engagement et que l'innovation y joue un rôle prépondérant, mais ne perdons pas de vue que c'est avant tout un moyen au service de l'entreprise.
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© FI-2 du 18 février 1997 |