L'année 1996 a vu la mise en route du logiciel UOTS, développé pour informatiser la gestion des demandes d'achats informatiques de l'EPFL. Son introduction résulte de l'effort permanent entrepris par le SIC (Service informatique central) pour améliorer et rationaliser ses prestations. Actuellement, UOTS permet de prendre en compte les achats informatiques via l'OCFIM (Office central fédéral des imprimés et du matériel). La possibilité de traitement des commandes directes aux fournisseurs est prévue pour un proche avenir.
La procédure administrative d'achats informatiques ne dépendant pas, et de loin, du seul SIC, son informatisation ne l'a modifiée en rien. On peut dire que, tout au plus, UOTS a eu le mérite de la rendre plus explicite et plus transparente.
En développant et en introduisant le logiciel UOTS le SIC poursuivait plusieurs objectifs:
Le logiciel UOTS et sa base de données s'intègrent dans la procédure du traitement des demandes d'achats informatiques et en couvrent la partie qui concerne le SIC et les unités de l'école. En amont , UOTS reçoit toutes les nuits, par un transfert automatique depuis la base de données du Service de prospective et recherche (SP+R) les informations concernant les comptes, les crédits et les octrois utilisés pour les achats informatiques.
Les octrois, en général attribués aux départements, peuvent être répartis en sous-octrois entre les unités de celui-ci. La décision de gérer un octroi en tant qu'entité ou de le répartir en sous-octrois est du ressort du département.
Le logiciel permet de décentraliser tout ou partie de la saisie et du suivi des demandes d'achat, cela aussi bien au niveau de l'école que d'un département. Plusieurs cas de figure sont possibles:
Le choix entre les trois premiers cas appartient aux départements. Pour des raisons évidentes de ressources disponibles, le dernier cas ne peut être qu'une solution transitoire en attendant la mise en service d'UOTS dans le département.
UOTS est installé sur une machine Unix sous X Window et peut être accédé depuis toute station de travail, depuis des PCs via l'émulateur eXceed et depuis des Macs via l'émulateur MacX. Les utilisateurs sont définis d'une manière générique, selon leur fonction. L'accès à l'application est protégé par un mot de passe, différent pour chaque utilisateur.
Chaque unité dispose potentiellement de trois utilisateurs génériques ayant des fonctions différentes:
Il est clair que chaque fonction peut être assumée par plusieurs personnes et que plusieurs fonctions peuvent être déléguées à une seule personne.
Le chef d'unité, ainsi que toutes les personnes dont la fonction est de contrôler la demande, disposent d'un visa électronique. On assume que la personne qui possède le mot de passe du chef d'unité a le droit de viser la demande. Dans ce sens, les visas électroniques remplacent la signature du responsable jusqu'au niveau du chef du SIC. C'est lui qui signe, sur la foi des visas électroniques enregistrés, le formulaire de demande d'achat 10X avant l'envoi à l'OCFIM.
La base de données UOTS contient le dossier complet de toutes les demandes d'achats informatiques de l'école, y compris l'image de tous les documents officiels sous forme numérisée (en principe tous les documents signés tels que: offre, formulaire 10X,...). Elle est mise à jour automatiquement lors de toute intervention sur le dossier par les utilisateurs. De plus, une fois par semaine elle est automatiquement mise à jour par des informations provenant de l'OCFIM et concernant l'envoi des commandes aux fournisseurs et les paiements. Cette base peut être consultée en tout temps par les utilisateurs qui peuvent ainsi voir exactement à quel stade se trouvent toutes les demandes d'achat qui les concernent.
En plus de la consultation en temps réel, chaque utilisateur peut, s'il le désire, recevoir systématiquement un certain nombre d'informations par le courrier électronique. Ainsi, à titre d'exemple, chaque DDI reçoit régulièrement:
UOTS a été mis en production expérimentale à la fin du mois de février 1996 pour une période de test de six mois. Ont participé à ce test le Département de mathématiques (DMA), le Service informatique de gestion (SI-Adm) et le SIC. A partir du mois d'octobre nous avons procédé progressivement à l'installation et à une première formation des utilisateurs selon les souhaits des départements. Le tableau suivant donne la situation actuelle à l'école:
Actuellement, l'installation et la mise en production se poursuivent en fonction des souhaits des départements et de la disponibilité des personnes. Les utilisateurs de chaque département sont formés et assistés pour les premières saisies des commandes par le SIC, ceci au fur et à mesure de la mise en production décentralisée. Le premier niveau de support est ensuite fourni par le service informatique du département, le deuxième par le SIC.
La base de données UOTS contient l'ensemble des dossiers des demandes d'achats informatiques pour l'année 1996. Toutefois, la fonction de numérisation n'ayant pas été disponible en 1996, ils ne contiennent pas de documents numérisés.
En 1996 un ensemble de 1600 demandes d'achat a été saisi et traité par le SIC. Par rapport à la date de la demande, en moyenne, les demandes ont mis:
Ces valeurs comprennent les jours non ouvrables. Les graphiques suivants donnent le détail de la distribution de ces trois délais, toujours par rapport à la date de la demande et les jours non ouvrables y compris:
Graphique 1: Délai d'envoi de la demande à l'OCFIM
Graphique 2: Délai d'envoi de la commande au fournisseur
Graphique 3: Délai de livraison
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© FI-2 du 18 février 1997 |