Le SIC a décidé de mettre en application dès le 1er novembre 97 un nouveau standard EPFL pour les adresses de courrier électronique sur proposition et recommandation de la Commision Technique Informatique du 16 septembre 97.

Le format Prenom.Nom@epfl.ch est maintenant officiel pour les adresses E-mail du personnel et des étudiants de l'EPFL. Utilisez-le et faites-le connaître ! C'est ainsi qu'elles apparaissent dans les bottins de l'EPFL, selon décision de la Direction.

Cette simplification de l'ancienne forme (Prenom.Nom@unite.departement.epfl.ch , qui reste valide) est la seule garantie d'unicité et de durabilité des adresses E-mail, même en cas d'homonymie ou de mutation, pour autant que le Prenom ne soit pas omis.

Attention toutefois: en cas de Prenom composé ou trop long, ou si un homonyme (personne de même Prenom et Nom) a malheureusement déjà réservé cette adresse, il est possible d'adapter le champ Prenom, d'entente avec les intéressés et en respectant le droit d'ancienneté (par exemple PA.Dupont@epfl.ch pour Pierre-Alexandre Dupont).

Rappelons que les adresses E-mail doivent faire l'objet d'une déclaration au Postmaster de l'Ecole ou au responsable informatique de votre département afin de définir sur quel serveur de messagerie votre courrier doit être acheminé. Vous pouvez vérifier les adresses de vos interlocuteurs et, le cas échéant, déclarer la vôtre en vous connectant sur l'annuaire de messagerie en ligne (http://www.epfl.ch/cso/) qui seul fait foi .

Pour davantage de détails sur ce changement, voyez la liste de questions/réponses ci-dessous.

Questions/réponses sur la nouvelle forme des adresses E-mail à l'EPFL

Quels sont les avantages de cette nouvelle forme d'adresses?

• allégement des adresses et homogénéité pour toute l'Ecole consécutifs à l'abandon des champs Unite et Departement;
• pérennité des adresses:

  • adresses insensibles aux modifications de statut des personnes (p.ex. étudiant devenant collaborateur...);

  • adresses permettant la mobilité dans l'Ecole (changement d'unité, voire de département);

  • adresses insensibles aux modifications de noms ou abréviations d'unités ou de départements;

• garantie d'un droit d'ancienneté, c'est-à-dire garantie de l'adresse des anciens utilisateurs par rapport aux nouveaux arrivés.

Dois-je m'inscrire quelque part pour bénéficier de ce nouveau type d'adresse?

Consultez d'abord l'annuaire de messagerie: http://www.epfl.ch/cso/ ; si votre adresse E-mail figure déjà sous cette nouvelle forme, vous n'avez rien à faire. Dans le cas contraire (adresse E-mail inexistante ou encore sous l'ancienne forme), introduisez votre compte de messagerie en cliquant sur Demander adresse email dans l'annuaire de l'Ecole ou contactez votre responsable informatique de département qui fera le nécessaire.

Le courrier adressé à mon ancienne adresse continue-t-il d'être acheminé?

Oui, comme auparavant. Mais si vous ne faisiez pas usage du champ Prenom dans votre ancienne adresse, il y a le risque qu'une ambiguïté apparaisse le jour où une autre personne (collaborateur ou étudiant) du même Nom que vous arrive dans l'Ecole.

Dois-je changer quelque chose dans la configuration de mon application E-mail?

Oui, c'est vivement recommandé:

• si vous travaillez sur un ordinateur personnel (PC, Mac), il vous faut modifier, dans les options de votre programme de messagerie, votre adresse en retour (From:) conformément à celle qui est définie dans l'annuaire (dans Eudora, voir le champ Return address dans Options/Personal information; dans Netscape, voir les champs Your E-mail et Reply-to-address dans Options/Mail and newspreferences/Identity ; etc.).
• si vous travaillez sur une station Unix et qu'il n'est pas possible de configurer soi-même l'application de messagerie, faites appel à votre administrateur système (gestion des adresses en retour au niveau du sendmail).

Dois-je avertir mes correspondants de ce changement ?

Dois-je refaire mon papier à lettre pré-imprimé et mes cartes de visite?

Non. Ecoulez votre stock et pensez à apporter ces modifications lorsqu'il s'agira de refaire imprimer ces documents.

J'utilisais jusqu'ici plusieurs adresses E-mail, liées à mes différentes fonctions dans l'Ecole, différenciées par @Unite.Departement. Que se passe-t-il maintenant?

Il faut considérer votre adresse Prenom.Nom@epfl.ch comme une adresse personnelle. Si nécessaire, vous pouvez demander des adresses supplémentaires dites de service relatives à vos différentes fonctions dans l'Ecole, notamment si la pérennité de l'adresse doit être assurée en cas de changement de la personne (p.ex.: webmaster.Unite@epfl.ch). Contactez pour cela le Postmaster@epfl.ch par email.

Y a-t-il une évolution similaire concernant la forme des adresses de listes de distribution et de service?

Oui ! Les adresses suivantes de listes de distribution automatiques sont disponibles (ne pas en abuser !):

• personnel.Unite@epfl.ch: liste désignant tous les collaborateurs de l'unité spécifiée;
• personnel.Departement@epfl.ch: tous les collaborateurs du département spécifié;
• etudiants.Departement@epfl.ch: tous les étudiants du département spécifié;
• etudiants-n.Departement@epfl.ch: tous les étudiants de l'année n (où n = 1, 2, 3, 4 et 5 pour postgrades + doctorants + diplomants).

Les adresses de service devraient également évoluer dans le même sens. Par exemple, les adresses de secrétariat, qui ne sont cependant pas définies pour tous les secrétariats, prendront la forme:

• secretariat.Unite@epfl.ch: secrétariat de l'unité spécifiée
• secretariat.Departement@epfl.ch: secrétariat du département spécifié

Où puis-je trouver davantage d'informations sur cette nouvelle forme d'adresses E-mail?

Le texte intégral de la directive E-mail 97 définissant cette nouvelle forme d'adressage se trouve sur le Web sous: http://slwww.epfl.ch/SIC/SL/messageries/cti-mail/adresses_email97.html

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© FI-9 du 18 novembre 1997