Le logiciel UOTS, utilisé pour la gestion décentralisée des demandes d'achats informatiques de l'EPFL a été mis en route en février 1996. Après une phase de test en production expérimentale de six mois il est définitivement entré en production six mois plus tard. Le bilan de cette première année d'exploitation a été commenté dans le FI du mois de février 1997 ( http://ditwww.epfl.ch/SIC/SA/publications/FI97/fi-2-97/2-97-page8.html ).

L'année 1997 a surtout été l'année du déploiement d'UOTS dans les départements. Le logiciel a été introduit en production dans sept nouveaux départements (DGC, DGR, DE, DP, DC, DA et DMT) et deux unités hors départements (CRPP et CMS). Pour assurer le bon déroulement de cette opération environ 80 utilisateurs ont été formés par le SIC pour utiliser UOTS et une documentation destinée à aider les utilisateurs a été mise à disposition sur le serveur WWW du SIC (http://ditwww.epfl.ch/SIC/UOTS /).

Du point de vue technique, les améliorations marquantes ont été:

• la numérisation de tous les documents officiels portant signature associés aux demandes d'achat et leur mise à disposition dans UOTS; et
• l'automatisation du transfert d'informations en provenance de l'OCFIM (numéro et date d'envoi de la commande au fournisseur et montants et dates de paiement de la facture par l'OCFIM).

Du point de vue administratif, l'amélioration principale a été l'autorisation pour l'EPFL de pouvoir faire, sous certaines conditions (matériel informatique non inventoriable ou des logiciels jusqu'à concurrence de 2'000 CHF), des commandes directes sans passer par l'OCFIM.

Tout en offrant aux départements et aux unités de l'Ecole l'outil de gestion de leurs achats informatiques, UOTS a permis de traiter en 1997 pas loin de 2'000 demandes d'achat ou d'entretien (1600 en 1996, mais sans les demandes d'entretien) et d'assurer une parfaite transparence dans le suivi des demandes et des engagements. Sur ce total de 2'000 demandes, un quart a pu être passé directement par le SIC au fournisseur.

Les graphiques donnent la répartition de nombre de demandes traitées par département / UHD et par mois, ainsi que la durée moyenne du traitement d'une demande par l'EPFL, par l'OCFIM et par le fournisseur. Les pourcents donnés pour l'administration englobent l'ensemble des services administratifs hors SIC, ceux du SIC comprennent les achats centralisés de logiciels et de matériel (y compris le réseau) pour l'ensemble de l'Ecole.

En 1997 le délai de livraison moyen a été de 38 jours (40 en 1996).

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© FI-2 du 3 mars 1998