par Jacqueline Frey, arobasque
Après les insupportables et les tolérables voici, ce mois-ci, les indispensables
Avant la version 97 de Word, les images que l'on importait devaient être entourées par nos soins d'un cadre afin d'être positionnables n'importe où sur la page. Avec Word 97, les images importées possèdent automatiquement un cadre (ce qui explique la subite disparition des commandes Cadre du menu Insertion et du menu Format).
Cliquez sur l'image avec le bouton droit de la souris et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez la commande Format de l'image. Cliquez ensuite sur l'onglet Position et désactivez l'option Dissocier du texte. L'image est alors considérée comme un gros caractère et se trouve positionnée sur la ligne de base du texte.
Lorsque vous utilisez et modifiez très régulièrement un style (par exemple Titre 1), il peut être agréable que Word tienne compte automatiquement des modifications que vous apportez à ce style dans le document. Normalement, lorsque vous appliquez un style, que vous le modifiez et que vous le réappliquez, Word vous demande par le biais d'une boîte de dialogue si vous souhaitez Mettre le style à jour afin de refléter les récentes modifications ou s'il doit ignorer les modifications et appliquer le style tel quel. Plutôt que de répondre OK x fois dans le document, pensez à cocher la case A partir de maintenant, mettre à jour le style automatiquement. Pour ce style uniquement, Word ne vous posera plus de question lorsque vous procéderez à nouveau à une modification.
Pour provoquer à nouveau l'apparition de la boîte de dialogue Modifier le style lorsque vous réappliquez un style modifié, allez dans le menu Format, commande Style, sélectionnez le style souhaité dans la liste, cliquez sur le bouton Modifier et désactivez l'option Mettre à jour automatiquement.
Je trouve personnellement le principe des bordures automatiques très pratique. En effet, lorsqu'on souhaite tirer un trait horizontal sous un paragraphe, il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton Tableaux et bordure, puis bouton bordure. Tapez simplement un retour marge après le paragraphe puis tapez (3 x tirets) et appuyez sur la touche Retour marge. Word tire alors automatiquement un trait fin. Si vous souhaitez un trait plus épais, tapez ___ (3 x soulignement) et si vous préférez un double trait, tapez ===.
Menu Outils, commande Correction automatique, onglet Lors de la frappe, option Bordures.
S'il doit n'en rester qu'une... alors c'est cette option. Pour les distraits, je rappelle que le principe de la correction automatique consiste à taper une abréviation directement dans le texte puis à appuyer sur la barre d'espacement et Word procède alors à la correction. On peut remplacer l'abréviation par du texte, une image ou un caractère spécial. Pour profiter pleinement de cette option, pensez bien entendu à l'adapter à vos besoins. Sachez également qu'on la trouve dans diverses boîtes de dialogue. Tout d'abord, dans le menu Outils, commande Correction automatique.
Dans un document, tapez le texte (par exemple: Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne) qui vous intéresse et mettez-le en forme, ou insérez un logo ou encore un caractère spécial. Sélectionnez ensuite l'élément et ouvrez le menu Outils, choisissez la commande Correction automatique, et cliquez sur l'onglet Correction automatique. Tapez votre abréviation (par exemple epfl) dans la zone Remplacer. La sélection faite précédemment doit apparaître dans la zone Par. Validez en cliquant sur le bouton Ajouter. Tapez ensuite, dans le texte, votre abréviation (epfl) suivie d'un espace (ou d'un point et d'un retour marge si vous êtes à la fin d'un paragraphe), et le tour est joué !
D'autres boîtes de dialogue proposent cette fonction de correction automatique. Lorsque vous utilisez le vérificateur d'orthographe, vous disposez du bouton Correction automatique. Word ayant trouvé dans mon document le mot John comme étant inconnu, il me propose comme mot apparenté Joint. Si à ce moment vous cliquez sur le bouton Correction automatique, Word procède à la correction du mot dans le texte ET considère que le mot John doit dorénavant être corrigé par le mot Joint, sans boîte de dialogue ni confirmation de votre part. On en rit encore... Bon, soyez donc attentif aux corrections automatiques que vous créez de cette manière (je présente mes plus plates excuses à tous les John qui lisent cet article).
La boîte de dialogue Caractères spéciaux propose également l'option de correction automatique. Le principe est simple: choisissez dans la grille le symbole souhaité et cliquez sur le bouton Correction automatique. La boîte de dialogue habituelle apparaît, il ne vous reste plus qu'à taper l'abréviation et à ajouter votre nouvelle correction automatique à la liste.
Cette fonction est utile, car nombreux sont ceux qui ont tendance à laisser les doigts trop longtemps sur la touche majuscule (exemple ARobasque). Word supprime alors la 2ème majuscule indésirable.
Nombreux sont ceux qui oublient de désactiver la touche Caps Lock (sont-ce les mêmes ?). Résultat des courses: vOILà CE QUI ARRIVE !
Pour activer cette option, rendez-vous dans le menu Outils, commande Correction automatique, onglet Correction automatique, option Corriger l'utilisation accidentelle de la touche VERR MAJ.
Word offre l'intéressante possibilité -bien que cela ne soit pas un automatisme- de sauvegarder avec un document les polices utilisées dans celui-ci. Avantage: lorsque vous travaillez sur un autre PC ou sur un Macintosh (à la maison, chez un client), vous disposez alors des mêmes polices bien que celles-ci ne soient pas installées sur la machine. Condition indispensable: il faut avoir utilisé dans le document des polices True Type et non des polices imprimantes. On les distingue par le petit symbole qui précède le nom de la police dans la liste des polices.
Menu Fichier, commande Enregistrer sous, bouton Options, cochez la case Incorporer les polices True Type.
Après le pilotage automatique, voici qu'arrive avec Word 97 la navigation automatique. Je m'explique: lorsque vous utilisez la commande Atteindre du menu Édition, dans le but d'atteindre par exemple un commentaire, Word demeure en mode de navigation d'objet à objet même si vous avez fermé la boîte de dialogue Atteindre. C'est-à-dire qu'il mémorise que le déplacement ne se fait plus de page en page mais d'objet en objet, ce qui - il faut le souligner - est très utile lorsqu'on travaille sur de longs documents comportant un nombre important d'objets. On le remarque d'ailleurs car les doubles-flèches haut et bas qui vous permettent normalement d'avancer ou de reculer de page en page dans le document sont affichées en bleu. Ces doubles-flèches bleues permettent alors de naviguer de commentaire en commentaire.
Pensez à désactiver ce type de navigation en cliquant sur le petit rond situé entre les doubles-flèches et choisissez Parcourir par Page. Les boutons doivent alors apparaître en noir.
J'aime bien cette commande, toute simple et toute modeste, sans chichi, mais qui rend régulièrement de précieux services. Vous avez sans doute remarqué que Word ajoute un espace lorsqu'on insère un mot depuis le presse-papier ou enlève l'espace en trop lorsqu'on supprime un mot, même si l'espace en question n'est pas sélectionné. Cet automatisme se trouve caché dans le menu Outils, commande Options, onglet Edition et s'appelle Couper-coller avec gestion des espaces. Cette option est active par défaut.
Si vous utilisez régulièrement l'insertion de commentaires dans vos documents, il peut être très utile de demander à Word d'afficher automatiquement sous forme de bulle (un peu à la manière des Post-It) le texte tapé dans le commentaire, sans que vous ayez à faire des clics à droite et à gauche dans votre document et sans que les codes soient affichés. Le texte lié au commentaire est alors surligné en jaune vif et lorsque vous placez le curseur de la souris dessus, un Post-It apparaît avec le texte du commentaire et son auteur.
Pour afficher les commentaires dans des bulles d'aide: Menu Outils, commande Options, onglet Affichage, option Info-bulles.
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