Introduction

forum, n. m. (mot latin) 1) Hist. rom. place publique où se tenaient les marchés et les réunions politiques. 2) Fig. Lieu où l'on discute les affaires publiques.
Les forums de discussion (les News) permettent aujourd'hui d'échanger des informations entre plusieurs individus qui partagent le même centre d'intérêt et d'en débattre publiquement. Ils sont incontournables pour qui veut informer massivement l'ensemble de notre école. Une multitude de réponses aux questions techniques ou non s'y trouvent déjà.
Cet article propose de contredire quelques lieux communs fréquents et d'inviter ceux d'entre vous qui ne connaissent pas encore cet outil de communication à le pratiquer avec nous.

Un problème de communication

Prenons un exemple simple: monsieur Dupond, employé à l'EPFL, souhaite informer le plus rapidement possible l'ensemble de l'EPFL, soit environ 8000 personnes, du changement d'horaire d'un événement important. Quelle source d'information va t'il utiliser?

• le Flash: ce journal, du fait même de sa longue et nécessaire périodicité, ne convient pas.
• le téléphone: tout le monde n'a pas le téléphone, lourd et maladroit puisqu'il oblige 8000 personnes (si cela était possible) à écouter entièrement un message jusqu'au bout alors que son contenu n'intéresse finalement que 5% de la population.
• le courrier terrestre: envoyer 8000 lettres demande un travail considérable! Impossible pour le seul monsieur Dupond.
• affichage dans tous les recoins de l'EPFL: encore plus lourd!
• WWW: oui, mais comment indiquer à la population qu'il faut lire telle page?
• le courrier électronique: utiliser les listes de diffusion (mailing list), on l'a vu dernièrement dans l'affaire des parkings, peut être catastrophique pour le serveur de l'EPFL. Un message émis par l'entremise des listes de diffusion doit être copié 8000 fois sur ce dernier avant d'être envoyé 8000 fois sur le réseau. Par ailleurs, ce même message va occuper l'espace disque de 8000 machines et ne va concerner qu'une centaine de personnes. C'est ce que l'on appelle en général du spam (voir à ce propos l'excellent article du Flash Informatique de septembre 1999 intitulé "Meurs, spammer!" où il est dit: "Le spam est l'équivalent sur Internet de la publicité que vous recevez dans votre boîte à lettres, généralement en plus vulgaire, si c'est possible"). D'autre part, il suffit que le message soit incomplet ou incorrect, ou bien qu'il suscite des discussions ou des commentaires pour que chacun se sente en droit d'y répondre. Nous avons tous pu constater l'effet catastrophique de l'utilisation incontrôlée des listes de diffusion. Elles sont depuis strictement réglementées.
• les News ou forums de discussion électronique: conviendrait parfaitement à ce type d'annonce, puisqu'ils ont été conçus pour ce type d'exercice, pour autant que l'ensemble de l'EPFL les lise, ce qui n'est toujours pas le cas.

Nous devons constater, donc, que Monsieur Dupond ne peut pas communiquer un simple message à l'ensemble de l'EPFL. Pourtant, tout est là, disponible. Cela fait bientôt 10 ans qu'une grande école, de surcroît polytechnique, possède les outils informatiques adéquats pour satisfaire le besoin de communiquer de Monsieur Dupond, sans qu'il puisse pour autant les utiliser, fautes d'utilisateurs.

L'officialisation de l'emploi des forums de discussion à l'EPFL

Pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus, la direction de l'EPFL a dernièrement limité l'emploi abusif des listes de diffusion (mailing list) et a officialisé enfin les forums de discussions (News/Usenet). Depuis, le nombre d'utilisateurs des News ne cesse de croître. Plusieurs départements ou services ont courageusement montré l'exemple: DI, SSC, DMT, DGR, DE et SIC. Ils possèdent leurs propres groupes de discussions (Newsgroups), et les utilisent.

Mais que me demande-t-on de lire dans ce capharnaüm?

Il faut bien comprendre qu'il n'est pas question avec ce type de média de lire tous les articles! Une vie n'y suffirait pas. Non, pour le commun des utilisateurs, il suffit de jeter un oeil au moins une fois par semaine à quelques groupes de discussion internes à l'EPFL, soient ceux commençant par epfl:

• au minimum, il faut lire les groupes epfl.general et epfl.petites-annonces;
• si vous êtes par exemple au DGR, vous devez également lire epfl.dgr.general;
• si vous vous sentez concernés, lire aussi epfl.association_du_personnel;
• si vous êtes un responsable informatique: le minimum est de lire epfl.sic.announce et epfl.comp.telecom;
• si vous utilisez un PC: lire epfl.comp.pc;
• si vous utilisez un MAC: lire epfl.comp.mac.

De plus, il ne s'agit pas de lire tous les articles de ces quelques forums! Une utilisation saine des forums de discussion consiste simplement à lire les titres des articles pour n'approfondir que ceux qui retiennent votre attention.
Donc, pour résumer, chaque personne à l'EPFL, si elle veut être informée correctement, donc faire son travail correctement, doit jeter un oeil au moins une fois par semaine à deux forums de discussion, soit 1 minute par semaine à peine. That's all folks!

Sur 100 articles, 20 seulement m'intéressent!

Ne lisez pas les autres! Ne lisez d'abord que les titres. L'expérience montre que plus un forum est d'intérêt général, plus le bruit est important. Donc, des forums techniques auront généralement peu de bruit. D'autres, tel que epfl.general, peuvent parfois susciter des débats stériles. Ne vous en préoccupez pas, laissez faire. N'en est-il pas ainsi dans la vie de tous les jours?

Combien d'heures de configuration?!!

Oui, mais combien de temps vais-je passer à configurer Netscape ou Outlook? Réponse: normalement, 5 minutes suffisent.
Il faut indiquer à votre lecteur de News le serveur: epflnews.epfl.ch, puis vous abonner aux groupes de discussions que vous désirez. Ensuite, avec un peu de pratique, vous le manipulerez aisément. Cela n'est pas plus compliqué que d'utiliser un butineur WWW.
Si vraiment c'est trop pour vous, utilisez donc Newsweb! Newsweb ne demande aucune configuration de votre part. Il vous suffit avec votre butineur WWW d'aller à l'adresse: http://www/newsweb, c'est tout.
Pour configurer Netscape ou Outlook, lire le chapitre Comment configurer votre lecteur de News soit sous http://www.epfl.ch/usenet ou dans le Flash Informatique de janvier 1999. Si vous n'y arrivez toujours pas au bout de 15 minutes, contactez le responsable informatique de votre département, un collègue déjà familiarisé ou l'auteur de cet article.

Quels sont les avantages supplémentaires à l'emploi des forums de discussion?

Les News ont été créés dès que la communauté d'Internet s'est aperçue des limites des listes de diffusion par Email (mailing lists). Non seulement les News vous permettent d'informer facilement et intelligemment vos collègues, mais ils offrent aussi à chacun d'eux la possibilité d'y répondre. Ils sont donc démocratiques. Chacun d'entre nous peut poser des questions, y répondre, informer, apporter une précision, une amélioration, soulever un problème, un débat, etc.
De plus, vous pouvez utiliser votre lecteur de News pour rechercher une réponse à vos questions. Avec Newsweb (http://www/newsweb ), vous pouvez par exemple rechercher des articles par mots clefs.
Si vous utilisez un ordinateur (mais qui donc n'en utilise toujours pas à l'EPFL?), les forums de discussion epfl.comp permettent de partager intelligemment les connaissances. Le gain en termes d'efficacité est considérable! Pourquoi refaire ce que d'autres ont déjà fait avant vous?
Tous les forums de discussion sont structurés hiérarchiquement. Trouver les interlocuteurs adéquats consiste donc à s'abonner au groupe adéquat. Par exemple, Madame Durant a un problème urgent avec FrameMaker. Elle s'abonne au forum epfl.comp.framemaker et expose son problème. Bien qu'elle n'ait aucune garantie d'obtenir une bonne réponse, elle s'offre néanmoins cette chance. Si elle n'en obtient aucune, elle aura perdu en tout et pour tout 30 secondes. Si quelqu'un lui répond juste, elle se sera évité sans doute plusieurs heures de travail improductif et inutile. D'autre part, Monsieur Dupond (allons, vous ne l'avez pas oublié si vite) qui lui aussi utilise ce même logiciel a justement le même problème. Il trouvera dans ce forum la réponse à ce problème identique sans même avoir posé la question!

A quoi servent les quelques 40729 forums de discussion?

Les News connaissent depuis leur création un enthousiasme débordant dans le monde entier. Peut-être y-a-t'il de bonnes raisons à cela? Les seuls forums internes sont ceux commençant par epfl.. Tous les autres proviennent du monde entier. Chaque article posté dans un de ces forums internationaux est accessible sur les serveurs du monde entier. Pourquoi? Mais comme pour les forums internes de l'EPFL, pour partager des informations, des connaissances ou tout simplement pour poser des questions. Certains sont utiles, d'autres non. Il en est ainsi de WWW pour ne faire qu'une seule comparaison.
Un exemple: Vous programmez en langage JAVA, vous ne parvenez toujours pas à faire fonctionner votre application. Remote Exception error à l'exécution, diable! Pourquoi ne pas essayer epfl.comp.java, comp.lang.java ou fr.comp.lang.java. Vous seriez étonnés du nombre d'experts Java que l'on y rencontre.
Personne ne vous oblige à lire ces quelques 40729 forums. De plus beaucoup d'entre eux sont pour nous inutiles, c'est la raison pour laquelle personne ne les lit. Ils sont tous accessibles mais environ un millier, les plus utiles, sont réellement téléchargés sur le serveur de l'EPFL. Personnellement, je n'en lis qu'une dizaine. Simplement, on y trouve souvent des réponses à des problèmes que d'autres ont déjà résolus.

Pourquoi mon département n'a-t-il pas de forum à lui?

Parce qu'il ne l'a pas demandé. Pour créer un nouveau forum de département, contactez l'auteur.
Moi, j'ai du travail, pas de temps pour lire les News!

Trouvez-vous aussi que le courrier électronique ou WWW soit improductif? Souhaitez-vous revenir à l'âge de la pierre? Aujourd'hui, il y a plus d'emplois créés par Internet que nulle part ailleurs. Les News sont un outil de communication autant que peuvent l'être l'Email ou WWW. Chacun de ces outils de communication a ses spécificités propres et tend à en remplacer d'autres tels que le téléphone, le fax ou le courrier terrestre. Chacun a ses avantages et inconvénients. Chacun peut être utilisé pour les loisirs en privé et pour le travail au travail. Donc, aujourd'hui, à l'EPFL, les forums de discussion font partie des outils de travail. Les utiliser une minute par semaine pour son travail ou pour la vie communautaire est un droit voire un devoir (remplace par exemple très avantageusement les mailing list).

Conclusion?

Les forums de discussion sont un fabuleux outil de partage d'information. Il est donc vivement conseillé de lire régulièrement epfl.general au minimum. Cela ne prend pas plus d'une minute par semaine. Utilisez les pour informer l'ensemble de l'EPFL. Evitons l'emploi des listes de diffusion massive. Ensuite, vous constaterez que les forums de discussion peuvent vous être utiles malgré leurs excès. Pour toutes informations supplémentaires, une seule adresse: http://www.epfl.ch/usenet. Par ailleurs, le SIC organise également des cours sur l'utilisation des outils de communication.

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© FI-10-99 du 14 décembre 1999