Un groupe de travail a été mandaté par le SIC et le SI-ADM pour effectuer durant l'été une analyse de la situation actuelle concernant la diversité des outils de communication informatique utilisés sur le site de l'EPFL. En effet, la rapide évolution des produits a rendu caducs tous les efforts de normalisation de ces outils effectués notamment par la Commission Technique Informatique, avec comme résultat une grande confusion et une perte considérable de productivité pour de nombreux utilisateurs.

Par outils de communication informatique, nous entendons les logiciels clients qui permettent de communiquer par E-mail, News ou/et WWW sur le site et avec l'extérieur.

Le groupe s'est fixé les objectifs suivants

• Définir quels sont les logiciels clients à recommander, et donc à supporter, et les configurations qui leur sont associées respectant au mieux les standards;
• Recommander un ensemble minimum de formats pour le partage de documents;
• Etablir des règles de bonne conduite sur l'emploi des divers vecteurs de communication;
• Informer les utilisateurs en conséquence.

Cet article fait partie de la concrétisation de ce dernier objectif.

Critères de choix pour les logiciels client

Trois grandes familles de logiciels pour PC/Windows et Mac sont actuellement utilisées sur le site: Eudora, Netscape et Outlook Express/InternetExplorer. Leur implantation de facto nous oblige à considérer les trois options dans cette étude comparative systématique, nous limitant à leur version la plus récente, soit: Eudora Pro 4.2 (4.2.1 sur Mac), Netscape 4.61 et Outlook Express 5.0/IE5 (OE 4.5 et IE4 sur Mac).

Notons que, pour ce qui concerne l'e-mail et les news, Outlook se comporte de la même façon qu'Outlook Express. Dans la suite de ce document, nous écrirons donc simplement Outlook.

Rappelons également que Netscape existe aussi sur Unix, au contraire d'Eudora et Outlook/IE.

Pour cette étude, nous avons pris en considération les critères suivants:

1. Compatibilité des diverses versions (Releases, Mac, PC, Unix, langues )
2. Coût
3. Possibilités de définition de plusieurs profils d'utilisateurs
4. Richesse des tris pour le courrier entrant, des recherches dans les messages archivés
5. Conformité aux standards (SMTP, MIME)
6. Fonctions IMAP de gestion des mail/mailbox/folders sur le serveur
7. Fonctions de correction orthographique
8. Fonctions news
9. Fonctions Web
10. Possibilités de sécurisation des messages (S/MIME) et des accès aux serveurs (SSL)
11. Fonctions de recherches d'adresses (address books, annuaires)
12. Possibilités d'importation de messages archivés et de carnets d'adresses
13. Fonctionnalités pour le travail hors site, en particulier possibilités d'auto configuration.

Résultats de la comparaison

1. Les trois logiciels (Eudora, Netscape, Outlook) présentent peu de différences fonctionnelles entre les diverses versions, mais l'ergonomie est très différente sur Mac (qui a dit meilleure?), en particulier pour Outlook. Seul Netscape offre également une version Unix. Les versions françaises existent, mais arrivent avec un certain retard, particulièrement pour Eudora.
2. Nous avons une licence site illimitée pour Eudora, qui nous coûte en principe 5'000 USD par an, mais qui n'a pas été facturée depuis 3 ans. Netscape et Outlook sont gratuits.
3. Eudora Pro étant un logiciel très professionnel, il offre une grande variété de possibilités pour la définition de profils d'utilisateurs. Seules les possibilités de base existent sous Outlook. Netscape permet aussi la définition de plusieurs profils, mais de façon très cryptique.
4. Les fonctions de filtrage et de recherche sont également riches sous Eudora et Outlook, beaucoup plus limitées sous Netscape.
5. Pour le mail, il n'y a plus guère de différence entre les trois concurrents sur le plan du respect du standard SMTP/MIME au niveau du header et du body des messages. Par contre, le traitement des annexes relève dans tous les cas de la plus haute fantaisie. En règle générale, seuls les échanges entre les mêmes versions des mêmes logiciels sur la même plate-forme se passent toujours correctement. Dans tous les autres cas, il y a lieu de se méfier, surtout lorsque l'expéditeur est Outlook pour des fichiers en format « plain text ». Nous reviendrons sur ce point dans le prochain chapitre, consacré aux formats d'échanges de documents. A noter qu'au niveau des menus accessibles aux utilisateurs, l'option Styled text d'Eudora permet de créer de l'HTML ou du text/enriched de MIME, tandis que l'option Rich text d'Outlook génère toujours du HTML et pas du tout du RTF comme on pourrait l'imaginer. Autre confusion malheureuse sous Outlook: la sélection des Character Sets se fait par un menu dénommé Encoding.
6. Les trois logiciels sont encore très mal adaptés au protocole IMAP4: tous trois ignorent l'existence de folders partagés (sauf Netscape, qui propose la notion de namespace privé ou partagé), et tous trois confondent allègrement les objets mailbox et folder (un folder peut contenir des sub-folders, alors qu'une mailbox ne peut contenir que des mails), sauf Eudora sur PC qui a le mérite de les représenter par des icônes différentes (sans pourtant offrir de fonctions spécifiques à ces deux objets). La situation se complique si l'on tient compte des différences de comportement des serveurs IMAP. Ainsi, un client Outlook fonctionne de façon plus cohérente avec le serveur MS qu'avec le serveur SIMS.
7. Les trois logiciels offrent de bons outils de correction orthographique.
8. Eudora a toujours été, et reste, une application de messagerie pure, bien adaptée aux besoins d'utilisateurs mobiles. Netscape est à l'origine un client Web, qui s'est enrichi par la suite de clients mail et news comparativement rudimentaires. Notons par exemple l'impossibilité dans la version PC de choisir des options d'encodage de messages différentes pour mail et pour news. Outlook intègre également le mail et les news comme s'il s'agissait à peu près de la même chose, tentant ainsi de gommer les différences fondamentales de ces deux systèmes, mais en laissant toutefois la possibilité de les configurer indépendamment. Les utilisateurs réguliers des news préféreront des clients de meilleure qualités, tels que Newswatcher sur Mac ou Forte Agent sur PC.
9. On pourra longuement polémiquer sur les qualités et défauts respectifs des multiples versions de Netscape et Internet Explorer, l'un et l'autre ayant ses particularités ergonomiques, et ses capacités d'interprétation des diverses extensions d'HTML. Mais nous nous contenterons ici de constater que les deux produits assurent l'essentiel des fonctions attendues d'un navigateur web, avec peut-être une meilleure stabilité et une meilleure intégration du côté d'Explorer.
10. Etrangement, même les versions les plus récentes d'Eudora sont particulièrement attardées sur le plan des standards de sécurisation. Les seules options sont Kerberos pour les accès aux serveurs (pas d'option SSL), et un plug-in PGP pour la signature/encryption des messages (pas de S/MIME). Par contre, aussi bien Netscape qu'Outlook (mais sur PC seulement !) sont compatibles avec l'actuelle normalisation proposée par le SIC (SSL et S/MIME, avec les certificats d'authentification délivrés par le serveur du SIC).
11. Les trois logiciels comprennent un système de gestion d'un carnet d'adresses local, complété par des accès aux annuaires LDAP pour la recherche d'adresses. Eudora permet en plus d'accéder aux annuaires en format Ph et Finger
12. Les possibilités d'importation de messages et carnet d'adresses sont évidemment bien développées pour chacun des trois logiciels, le but étant de faciliter la migration depuis leurs principaux concurrents. Ainsi, Outlook importe les fichiers de Netscape et Eudora; Netscape importe les fichiers d'Outlook et Eudora; mais Eudora n'importe qu'Outlook, en snobant Netscape.
13. Pour les utilisateurs mobiles, il est utile de pouvoir reconstituer leur environnement de travail en n'importe quel point de connexion à Internet, à partir de configurations archivées sur un serveur sécurisé. Eudora permet cela en utilisant le protocole standard ACAP, Netscape offrant les mêmes fonctions à l'aide d'un protocole propriétaire, alors qu'elles n'existent pas sous Outlook. A part cette fonction d'auto configuration, les trois logiciels sont bien adaptés à un mode d'utilisation offline.

Remarques

• Même si Eudora se présente de façon plus logique et conviviale, aucun des trois logiciels n'échappe à de sévères critiques quant aux possibilités, pour un utilisateur lambda, de configurer son application sans aide: menus et commandes arrangés de manière déroutante, paramètres nombreux et incompréhensibles présentés de façon incohérente et avec des explications insuffisantes, voire trompeuses. Or, une erreur de configuration peut parfois avoir des effets désastreux.
• On a souvent tendance à considérer que l'intégration des outils de type Office et des outils de communication sous forme de suite (cf. Microsoft ou StarOffice, récemment acquis par Sun) représente un grand progrès pour l'utilisateur. En effet, celui-ci ne doit plus installer qu'un seul produit et les documents s'échangent sans trop de soucis entre les divers éléments de la suite. Mais attention: si l'on sort de ces environnements douillets, la compatibilité des formats de documents redevient un problème critique. Exemple: l'utilisation systématique de caractères apostrophe et guillemets non-standards par Microsoft, y compris dans les documents HTML, rend les documents illisibles par Netscape sous Unix par exemple.
• Un autre exemple d'incohérences dues à l'intégration des fonctions mail et news: si l'on choisit Eudora comme mailer sous Netscape, on ne peut plus répondre aux news.

Le tableau donne une appréciation synoptique des trois environnements retenus selon les 13 critères susmentionnés.

En résumé, aucune des solutions discutées ci-dessus ne présente d'avantage technique déterminant, sauf pour les utilisateurs ayant des besoins particuliers, notamment en matière de sécurité. Le choix final de l'utilisateur sera donc probablement beaucoup plus basé sur sa pondération personnelle, telle que: «je ne veux pas d'Eudora car je préfère disposer des trois outils mail, web, news dans une seule application».

Le choix d'un environnement de bureautique pure à l'usage des secrétariats reste donc également ouvert, et sera dicté par une pondération particulière à définir dans le groupe ad hoc.

Echange de documents

En principe, les trois applications mail-news-web intégrées dans leurs versions les plus modernes devraient permettre la distribution selon leurs trois modes propres non seulement d'informations courtes, mais aussi de documents plus élaborés. C'est bien ce que l'on attend d'elles ! Or, et malgré l'existence du standard MIME censé permettre l'échange de documents de façon sûre entre tous types d'applications et de plates-formes, la situation réelle est bien plus proche du chaos que de l'harmonie universelle

Notons tout d'abord que, selon sa vocation première, MIME (Multimedia Internet Mail Extension) n'est utilisé systématiquement que par les applications de messagerie. Notamment, les en-tête MIME ne sont pas toujours interprétés par les lecteurs de news. Le protocole http se contente également de transférer les fichiers du serveur au client, laissant au navigateur le soin de les interpréter à l'aide de plugins, ou d'appeler sur la base du type de fichier une application qui pourra les interpréter. Ce type peut être déterminé de plusieurs manières: à l'aide d'une table d'interprétation de l'extension du nom du fichier, par un en-tête généré par le système (fichiers Mac par exemple) ou par un en-tête MIME (rarement). Ces trois sources d'information n'étant pas toujours cohérentes, les résultats sont parfois inattendus !

C'est précisément cette confusion au niveau de la description du type de fichier qui se retrouve dans les applications de mail. L'utilisation plus systématique de MIME par celles-ci ne résout en effet pas tous les problèmes. Rappelons que tous les messages et annexes de messages sont normalement affublés d'un en-tête MIME censé décrire son type (format et jeu de caractère) et la façon dont il a été encodé au niveau binaire (7 ou 8 bits, QP ou base64).

Prenons l'exemple a priori simple d'un fichier texte, donc composé de caractères alphanumériques sans mise en page, comme le corps d'un message par exemple. Le type MIME sélectionné sera text/plain, avec character set iso-8859-1 ou us-ascii selon que le fichier contient des caractères diacritiques ou non. Dans le premier cas, l'encodage peut être 8 bits (ce qui peut poser des problèmes au niveau de rares passerelles de mail archaïques) ou 7bit-QP. Dans le second cas, ce sera toujours 7 bits. Le hic, c'est que ce type de document simplissime doit quand même avoir une structure, définie par des caractères de contrôle. Par exemple, une fin de ligne peut être repérée par CR, LF, CR/LF ou tout autre type de convention propre au système. Ainsi, un fichier de type texte créé sous Windows, MacOS ou Unix par diverses applications pourra avoir divers aspects sous le même en-tête MIME. Un exemple malheureux est celui d'Outlook, qui transfert un fichier texte seulement dans son code de caractères d'origine, sans aucune indication MIME d'encodage. Résultat: le fichier est illisible à la réception sur toute plate-forme utilisant d'autres codes de caractères, comme Unix. La même logique s'applique aux fichiers Word avec de nombreux degrés de complexité supplémentaires, et comme résultat qu'un même en-tête MIME peut décrire une grande variété d'objets produits par diverses versions de Word sous diverses versions de systèmes propres à différentes plates-formes.

Donc, l'application qui reçoit une annexe décrite en MIME devrait être capable non-seulement de connaître et interpréter tous les types possibles, mais encore de connaître toutes les particularités de l'application et du système d'où le document provient ! Tâche impossible, vous en conviendrez. On ne s'étonnera donc pas des innombrables situations cocasses auxquelles on peut être confrontés, ni de la triste morale de cette histoire: seuls les transferts de documents produits par la même version d'une application configurée de la même façon, sur une même version de système configuré de la même façon, peuvent être garantis, à condition d'utiliser le même outil de messagerie configuré de la même façon !!! Cette situation contraignante n'étant réaliste que dans un environnement strictement contrôlé, comme une banque par exemple, essayons toutefois de tracer des chemins dans ce paysage sauvage, selon la nature du document et le public visé.

Nous venons de voir que l'approche intuitive qui nous dicterait de réduire le document à sa plus simple expression, à savoir un fichier texte seulement, ne sert à rien. Par contre, le format RTF (rich text format), conçu précisément dans le but de pouvoir transférer un document d'un environnement à l'autre tout en lui conservant une allure décente, donne lieu à beaucoup moins de problèmes. Sans toutefois les éliminer tous, car RTF lui-même est paramétrable à la façon de SGML, et toutes les applications ne sont pas toujours capables d'interpréter toutes les valeurs des paramètres. Si l'application en question est par hasard Word 97 ou 2000 sur PC, elle ne pourra pas lire des fichiers RTF créés sur Mac avec des versions antérieures à Word 98. Par contre dans l'autre sens, tout Word sur Mac peut lire des fichiers RTF créés par Word 97 ou 2000 sur PC.

Un gros avantage de RTF est qu'il peut être a priori repris par n'importe quel éditeur, au contraire du format PDF. Celui-ci est toutefois recommandable pour la circulation de documents de haute qualité dans leur version définitive, prête à être imprimée ou affichée sur un serveur Web, avec des réserves toutefois sur les polices de caractères.

Le fait que HTML ait pu s'imposer universellement dans le monde du Web nous apporte un autre espoir, puisque ce format réalise la synthèse des qualités de RTF et PDF: il est possible de l'éditer, et la qualité des documents produits est correcte, bien que très inférieure à PDF au niveau de la mise en page. Et il faut hélas poser plusieurs autres bémols sur la partition de notre enthousiasme:

• HTML est en évolution permanente et est régulièrement pollué par les améliorations apportées par Netscape ou Microsoft;
• sur les News aujourd'hui, le HTML, bien qu'accepté par la plupart des clients, reste fortement déconseillé dans toutes les hiérarchies principales (com, misc, rec, fr, soc ). Nombreux en effet sont les serveurs qui rejettent les articles au format HTML;
• HTML n'est pas un type connu de MacOS, d'où mauvaise interprétation du type MIME html même par Internet Explorer sur Mac;
• un fichier HTML ne sera portable que si les caractères non-ASCII sont méta-codés, selon le standard. Donc, attention aux éditeurs qui ne respectent pas cette règle de base, comme Word lui-même !

Règles de bonne conduite

• pour la diffusion de documents relativement volumineux, les mettre sur un serveur FTP ou HTTP et mentionner son URL dans le mail ou un news plutôt que l'attacher, surtout s'il est adressé à de nombreuses personnes;
• lors d'échange de fichiers par email, préciser dans le corps du message avec quel outil le fichier attaché a été créé;
• pour l'échange de documents Office créés sur Mac, s'assurer que le nom du fichier a une syntaxe compréhensible sur tous les systèmes et que le fichier est formaté pour l'envoi en AppleDouble (qui est un subtype de MIME, et non un encodage comme certaines applications le croient !). Eviter la compression BinHex, qui nécessite d'avoir une application Stuffit sur son PC et est illisible sur Unix;
• ne jamais utiliser de caractères diacritiques dans les en-têtes de messages mail ou news;
• dans les traitements de texte, toujours choisir des polices de caractères qui sont TrueType à la fois sur Mac et PC, pour éviter les surprises de mise en page lors de l'impression du document: Arial, Book Antiqua, Bookman Old Style, Century Gothic, Courier New, Impact, Tahoma, Times New Roman, Verdana;

Correcteur d'orthographe

1. Si vous avez installé Netscape version française, vous avez par défaut le correcteur en français (pour l'éditeur de page HTML, le courriel et les news), comment utiliser un dictionnaire dans une autre langue?
   • aller sur la page: http://www.ufaq.org/commonly/splchk_langs.html
   • décharger le dictionnaire de la langue voulue: catalan, danois, hollandais, anglais (US et UK), finnois, français, allemand, italien, portugais, brésilien, espagnol, suédois.
   • dézipper et installer le fichier .dat
     • pour Windows X dans: ...\Netscape\Communicator\Program\ SpellChk\
     • pour Unix dans: $MOZILLA_HOME/spell
     • pour Mac dans: Netscape Communicator Folder/Essential Files.

     Une fois cette installation faite, l'appel au correcteur vous proposera le choix entre les différents dictionnaires installés.

2. Pour les produits Microsoft, la fonction Update (menu en haut à droite de IE5) permet de choisir sa langue.

3. Pour Eudora, le module permettant la correction orthographique n'a pas été installé à l'EPFL car il semble qu'il n'y ait pas eu de demande.

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© FI-9-99 du 16 novembre 1999