Vu l'intérêt et la curiosité témoignés par certain(e)s utilisateurs(trices), lors de cours Word avancé notamment, je profite de l'entière liberté qui m'est donnée ici pour écrire 2 ou 3 bricoles sur ce mystérieux mais enthousiasmant sujet que sont les marques de révision.

Supposons que vous souhaitiez faire corriger un document par un groupe de personnes, tout en gardant le privilège d'accepter ou de refuser les modifications apportées par celles-ci. Exemple poignant vécu par l'auteur de ces lignes: un support de cours que je désire faire relire à mes charmant(e)s collègues afin qu'ils corrigent mes sottises

Dans la peau d'un auteur

Supposons que vous êtes l'auteur d'un magnifique document dont-vous-n'êtes-pas-peu-fier-et-vous-avez-parfaite ment-raison devant être corrigé par plusieurs personnes. Voilà comment vous y prendre étape par étape:

• Tapez votre document et mettez-le en forme sans vous préoccuper de rien (enfin sans vous préoccuper des marques de révision ).
• Avant la dernière sauvegarde, activez par le biais du menu Outils, la commande Protection du document.
• Vous allez en effet protéger votre document tout en activant le mode Modification, appelé aussi Révision. Si vous êtes particulièrement taquin vous pouvez même introduire ici un mot de passe empêchant quiconque de désactiver ce mode de travail.
  

• Cette protection permet aux relecteurs d'ouvrir le document et d'y apporter des modifications, ce qui convenons-en est la moindre des choses. Toutefois, les modifications apportées apparaîtront obligatoirement en couleur dans le document de manière à ce que vous ­ l'auteur du document ­ puissiez après coup facilement les repérer. Bien entendu les relecteurs ne pourront pas désactiver la fonction de relecture, ni accepter ou rejeter les modifications à votre place hé, hé !!!
• Sauvegardez ensuite votre document comme vous le faites d'habitude et déposez-en une copie sur le serveur de votre département dans un dossier Public ou sur votre machine dans un dossier partagé.

Dans la peau d'un relecteur

Mettons-nous maintenant dans la peau d'un relecteur et voyons comment nous devons procéder pour apporter nos modifications en mode révision.

• Ouvrez le document. Vous constatez à votre plus grand étonnement que celui-ci à l'air tout à fait normal. Mais, mais en bas dans la barre d'état, les lettres REV vous indiquent que vous êtes en mode de révision.

De plus, si vous ouvrez le menu Outils, vous constatez que la protection est bien active (voir la commande ci-dessous). Seul son espiègle auteur détenant le mot de passe peut la désactiver.

Ajout de texte

• Il ne vous reste plus qu'à ajouter vos modifications. Celles-ci apparaîtront ainsi:

Le texte inséré apparaît en couleur et souligné (rien à voir avec les liens hypertextes, je le précise). De plus une petite marque verticale dans la marge de gauche apparaît automatiquement en face des lignes modifiées. Si vous pointez votre souris sur une des modifications, une petite bulle indique le nom du relecteur tel qu'il a été défini sur votre machine dans le menu Outils, commande Options, onglet Utilisateur. Word nous indique également la date et l'heure de la modification et le type de modification effectuée:

Lors des modifications, vous êtes libre bien entendu d'insérer autre chose que du texte, par exemple un tableau ou une image. Ces différents éléments insérés apparaissent également en couleur et soulignés.

Notez que les mises en forme comme par exemple un changement de police ou une mise en gras ne sont pas considérés comme des insertions, donc - par défaut - n'apparaissent pas en couleur mais seulement avec une marque dans la marge.

Curieusement, certaines actions touchant les paragraphes ne sont pas considérées comme des modifications. Par exemple: le centrage de paragraphe, la mise en retrait, le changement d'interligne ou l'application de style !

Suppression de texte

Nous avons vu jusqu'à présent ce qui se passait lorsque vous insériez des informations. Voyons maintenant comment Word réagit lorsque vous en supprimez:

• Supprimez le texte à l'aide de la touche Delete ou de Edition-Couper. Celui-ci apparaît alors en couleur et tracé. Une marque verticale est également visible dans la marge de gauche.

• Une fois toutes vos modifications apportées, il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce document de manière habituelle.

Dans le cas où plusieurs relecteurs apportent leurs modifications sur un même document, Word attribue automatiquement une couleur à chaque utilisateur (c'est-à-dire à chaque machine).

Retour dans la peau de l'auteur

• Ouvrez votre document comme vous le faites d'habitude et si nécessaire préparez-vous un café.
• Passé le premier effroi dû aux nombreuses corrections multicolores, vous constatez avec plaisir que votre document est toutefois demeuré intact.
• Ouvrez le menu Outils et Ôtez la protection, car bien sûr vous n'avez pas oublié le mot de passe.
• Ouvrez à nouveau le menu Outils et choisissez la commande Suivi des modifications.
• Cliquez ensuite sur la commande Afficher les modifications.
  

• Cliquez sur le bouton Options dans la boîte de dialogue qui apparaît.
• Si souhaité, demandez de pouvoir visualiser plus clairement les changements de mises en forme apportées au document. Optez par exemple pour une couleur vive ou le double souligné.
  

• Validez et retournez dans la commande Suivi des modifications.
• Cliquez sur la commande Accepter ou refuser les modifications:
  

• Cliquez sur le bouton Suivante pour atteindre la première modification (en supposant que vous êtes au début du document, sinon vous atteindrez celle qui est juste après votre point d'insertion).

Word sélectionne la modification et vous indique qui a apporté ce changement, quel jour et à quelle heure je trouve qu'il pourrait aussi nous dire pourquoi !

• Modifiez si nécessaire les options d'affichage:

Modifications soulignées

Affiche toutes les marques de modification de votre document.

Modifications non soulignées

Masque toutes les marques de modification pour vous permettre de voir le document tel qu'il se présenterait si vous acceptiez toutes les modifications.

Original

Affiche le document d'origine (non modifié) pour vous permettre de voir le document tel qu'il se présenterait si vous refusiez toutes les modifications.

• Pour accepter ou refuser les modifications, cliquez sur les boutons suivants:

Accepter

Accepte la modification sélectionnée et annule le surlignage correspondant.

Refuser

Refuse la modification sélectionnée et annule le surlignage correspondant.

Accepter tout

Accepte toutes les modifications apportées à votre document et annule le surlignage correspondant.

Refuser tout

Refuse toutes les modifications apportées à votre document et annule le surlignage correspondant.

Si vous vous êtes trompé de bouton, n'oubliez pas que vous pouvez toujours changer d'avis en procédant à un ou plusieurs Edition-Annuler.

Si vous utilisez les boutons Accepter tout et Refuser tout, Word - devant l'importance de la décision - vous demandera confirmation:

Voilà, merci de m'avoir suivie jusqu'ici. J'espère que le mode Révision n'a désormais plus de secret pour vous. Si vous avez des questions, remarques, compliments ou autres, n'hésitez pas à m'envoyer un mail.

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© FI-9-99 du 16 novembre 1999